Bagaimana Akauntan Menyusun Pendapatan dan Perbelanjaan Secara Terperinci

1. Pendahuluan: Kenapa Perlu Tahu Aliran Duit?

Bila sebut pasal bisnes, ramai suka fikir soal jualan, pelanggan, dan marketing. Tapi ada satu elemen yang ramai tak beri cukup perhatian – aliran keluar masuk duit syarikat. Dalam bahasa akaun, ini dipanggil pendapatan dan perbelanjaan.

Setiap sen yang masuk dan keluar perlu disusun secara sistematik. Sebab bila aliran duit tak jelas, keputusan bisnes pun boleh jadi salah. Dan di sinilah peranan perakaunan kos bulanan jadi sangat penting. Akauntan bukan sekadar tukang isi borang cukai, tapi ‘penjaga data kewangan’ yang bantu pemilik bisnes buat keputusan yang lebih bijak.

2. Apa Itu Pendapatan dan Perbelanjaan?

Sebelum pergi jauh, kena faham dulu asas ni. Pendapatan adalah semua duit yang diterima oleh bisnes – sama ada dari jualan, servis, faedah bank atau apa-apa yang menambah jumlah tunai. Perbelanjaan pula duit yang keluar – kos beli stok, bayar gaji, sewa pejabat, elektrik, internet dan sebagainya.

Bezanya dua angka ni akan tentukan untung atau rugi. Kalau perbelanjaan lebih dari pendapatan, maka bisnes sedang alami kerugian – dan ini mungkin petanda ada kebocoran yang perlu dibaiki.

3. Akauntan Bukan Sekadar Tulis Nombor

Akauntan yang urus perakaunan kos bulanan ada peranan besar. Mereka bukan sekadar catat transaksi, tapi analisis, semak trend, dan susun data supaya mudah dibaca oleh pemilik bisnes.

Contohnya, kalau satu bulan gaji naik mendadak, akauntan akan semak balik – adakah sebab ada overtime, atau ada pekerja baru? Bila data ni disusun elok-elok, baru nampak apa yang berlaku. Setiap nombor ada cerita. Tugas akauntan adalah ceritakan semula cerita tu dalam bentuk laporan yang masuk akal.

4. Cara Penyusunan Yang Berkesan

Dalam penyusunan pendapatan dan perbelanjaan, ada beberapa kaedah dan pendekatan yang digunakan oleh akauntan:

a. Kategori yang Konsisten

Semua transaksi dikategorikan secara tetap. Contohnya:

• Pendapatan: Jualan produk, servis profesional, komisen
• Kos Operasi: Gaji, sewa, pemasaran
• Kos Tetap vs Kos Berubah: Sewa (tetap), kos bahan mentah (berubah)

Penting untuk guna kategori yang konsisten setiap bulan, supaya mudah bandingkan prestasi.

b. Gunakan Kod Akaun

Dalam sistem perakaunan moden, setiap kategori ada kod tertentu. Ini mudahkan proses analisis dan pengauditan. Contohnya:

• 4000 – Pendapatan jualan
• 5000 – Gaji staf
• 6000 – Utiliti

5. Analisis Kos: Bila Perakaunan Kos Bulanan Masuk Campur

Perakaunan kos bulanan bukan sekadar catat dan simpan. Ia bantu kenal pasti di mana duit dibelanjakan, dan sama ada perbelanjaan tu bawa pulangan atau tak.

Contoh:

• Kalau RM2,000 dibelanja untuk Facebook Ads, adakah hasil jualan meningkat sepadan?
• Kalau kos pengangkutan naik 30%, adakah sebab kenaikan harga minyak, atau sebab pembaziran logistik?

Akauntan akan kenal pasti pola dan bantu kenal pasti ‘cost center’ yang perlu diperbaiki.

6. Forecasting: Merancang Masa Depan Berdasarkan Data

Data perakaunan bukan sekadar untuk rekod masa lalu. Ia juga asas kepada perancangan masa depan. Bila pendapatan dan perbelanjaan disusun cantik, senang buat projection.

Contohnya:

• Jika trend jualan naik 10% setiap bulan, akauntan boleh anggar hasil 6 bulan akan datang.
• Kalau gaji meningkat sebab pengambilan staf baru, boleh bajetkan kenaikan kos operasi dalam bajet tahunan.

7. Laporan Bulanan: Ringkasan Yang Padat Tapi Padat Ilmu

Setiap hujung bulan, akauntan akan sediakan laporan. Ini antara dokumen penting:

• Penyata Untung Rugi
• Penyata Aliran Tunai
• Penyata Kunci Kira-Kira

Tiga laporan ni akan tunjuk kedudukan sebenar syarikat dari segi prestasi jualan, kedudukan tunai, dan nilai aset. Tak perlu tunggu hujung tahun untuk tahu bisnes maju ke belakang atau ke depan.

8. Kesilapan Yang Biasa Berlaku Bila Urus Sendiri

Ramai pemilik bisnes kecil cuba buat sendiri. Niat baik, tapi kadang-kadang bila tiada sistem atau tak biasa dengan perakaunan, ini yang boleh jadi:

• Kos tak dikategorikan betul
• Pendapatan tidak diiktiraf dengan tepat
• Tiada perbandingan bulanan
• Tak tahu mana satu kos tetap, mana satu kos berubah
• Tak sedar ada kebocoran kewangan

Bila jadi macam ni, laporan kewangan pun jadi kabur. Susah nak buat keputusan atau mohon pinjaman.

9. Perakaunan Kos Bulanan dan Kepatuhan Undang-Undang

LHDN, SSM, dan pihak bank semua akan lihat data kewangan. Bila perakaunan tak konsisten, mungkin akan ada kesalahan pengiraan cukai atau kesilapan dalam audit. Bila guna perakaunan kos bulanan, semuanya disusun kemas dan telus.

Kalau kena audit, tak perlu gelabah. Data lengkap. Resit disimpan. Transaksi ada bukti. Lebih selamat dari segi pematuhan undang-undang.

10. Tools & Sistem Yang Memudahkan Akauntan

Sekarang ramai akauntan guna software macam:

• SQL Accounting
• Xero
• QuickBooks
• AutoCount

Software ni mudahkan pemantauan secara real-time. Pemilik bisnes pun boleh tengok dashboard dari telefon. Tiada lagi alasan “tak sempat buka fail akaun”.

11. Perbezaan Akauntan Biasa vs Akauntan Strategik

Akauntan biasa akan catat transaksi.

Akauntan strategik pula akan:

• Susun data ikut keperluan bisnes
• Bantu bajet perbelanjaan
• Beri cadangan untuk optimasi kos
• Buat perbandingan bulan ke bulan

Bisnes yang ada akauntan strategik akan nampak jauh ke depan, bukan sekadar survive hari ini.

12. Kajian Kes: Apa Jadi Bila Tak Ada Perakaunan Kos Bulanan?

Satu contoh mudah. Sebuah kedai makanan jalanan di Shah Alam.

• Jualan ok, pelanggan ramai.
• Tapi bila masuk bulan ke-5, pemilik tak dapat bayar pembekal.
• Rupanya, kos makanan terlalu tinggi, margin terlalu nipis.

Kalau dari awal ada perakaunan kos bulanan, perkara ni boleh dikesan lebih awal. Mungkin resipi boleh diubah, supplier boleh ditukar, atau harga jualan disemak.

13. Akauntan Sebagai Rakan Strategik Bisnes

Zaman sekarang, pemilik bisnes perlukan lebih daripada sekadar pembantu kewangan. Perlu rakan strategik yang boleh bantu ukur prestasi dan rancang tindakan.

Bila ada akauntan yang susun data dengan tepat, mudah nak tahu KPI mana tercapai, mana yang perlu dikejar.

14. Penutup: Jangan Biarkan Akaun Dalam Keadaan Tunggang-Terbalik

Pendapatan dan perbelanjaan bukan sekadar angka. Ia gambaran sebenar kesihatan bisnes. Bila disusun cantik setiap bulan melalui perakaunan kos bulanan, pemilik bisnes dapat:

• Buat keputusan lebih cepat
• Kenal pasti masalah awal
• Rancang bajet dengan tepat
• Kekal patuh undang-undang

Nak buat semua ni sendiri mungkin makan masa dan tenaga. Tapi bila serah pada pakar, semuanya jadi lebih mudah.

💬 Nak Mulakan Perakaunan Kos Bulanan Untuk Bisnes?

Kalau sedang cari servis accounting bulanan yang tersusun, ikut standard, dan boleh bantu bisnes berkembang – boleh klik link WhatsApp di bawah untuk dapatkan konsultasi percuma.

📲 Klik Sini Untuk WhatsApp – Sedia bantu susun aliran tunai bisnes dari hari pertama!