Bagaimana Menyediakan Rekod Kewangan yang Betul untuk Pematuhan Cukai?

Pematuhan cukai bukan sekadar bayar cukai tepat pada masanya, tapi juga memastikan rekod kewangan perniagaan disusun dengan betul. Tanpa rekod kewangan yang teratur, risiko dikenakan penalti oleh LHDN lebih tinggi, apatah lagi kalau berlaku audit secara mengejut.

Bagi pemilik perniagaan kecil, usahawan solo, atau freelancer, menyediakan rekod kewangan mungkin nampak macam perkara remeh. Tapi kalau dibiarkan berterabur, bukan sahaja akan menyusahkan diri sendiri nanti, malah boleh menjejaskan operasi perniagaan.

Jadi, apa langkah yang perlu dilakukan untuk memastikan rekod kewangan selari dengan keperluan pematuhan cukai?

1. Fahami Jenis Rekod yang Wajib Disimpan

Setiap perniagaan, tak kira besar atau kecil, wajib menyimpan dokumen berkaitan cukai sekurang-kurangnya 7 tahun seperti yang disyaratkan oleh LHDN. Ini termasuk:

• Penyata bank – bukti transaksi keluar masuk duit
• Invois dan resit jualan – transaksi dengan pelanggan
• Resit perbelanjaan – termasuk kos operasi, utiliti, sewa, dan sebagainya
• Penyata gaji pekerja – jika ada pekerja dalam syarikat
• Laporan untung rugi – menunjukkan prestasi kewangan syarikat
• Bukti sumbangan atau derma – jika menuntut pelepasan cukai

Kesemua dokumen ini penting untuk memastikan rekod kewangan lengkap dan boleh diaudit bila perlu.

2. Gunakan Sistem Perakaunan yang Betul

Masih ramai pemilik perniagaan yang merekodkan transaksi secara manual, sama ada dalam buku akaun atau fail Excel. Walaupun cara ini boleh digunakan, ia mudah terdedah kepada kesilapan manusia.

Salah satu penyelesaian terbaik ialah menggunakan perisian perakaunan yang boleh membantu dalam penyusunan rekod kewangan, seperti:

✅ Xero – sesuai untuk perniagaan kecil
✅ QuickBooks – ada pelbagai fungsi automasi untuk laporan kewangan
✅ Wave Accounting – percuma dan mesra pengguna
✅ SQL Accounting – banyak digunakan di Malaysia

Dengan sistem perakaunan digital, bukan sahaja rekod kewangan lebih kemas, malah mudah untuk diakses bila perlu.

3. Asingkan Akaun Perniagaan dan Peribadi

Salah satu kesilapan besar yang selalu dilakukan oleh pemilik perniagaan kecil ialah menggunakan akaun peribadi untuk transaksi perniagaan. Ini menyebabkan kesukaran dalam mengesan aliran kewangan sebenar.

Buka akaun bank khas untuk perniagaan supaya semua transaksi dapat dipantau dengan jelas. Bila tiba masa untuk buat laporan cukai, lebih mudah untuk mengira jumlah pendapatan dan perbelanjaan tanpa bercampur dengan transaksi peribadi.

4. Rekodkan Setiap Transaksi Secara Berkala

Jangan tunggu hujung tahun baru nak kemaskini akaun. Rekodkan semua transaksi secara berkala, sama ada harian, mingguan, atau bulanan.

Langkah ini bukan sahaja memastikan data sentiasa terkini, tapi juga membantu dalam:

✅ Mengenalpasti kesilapan atau ketidakseimbangan dalam kewangan
✅ Memudahkan proses pengiraan cukai dan pembayaran GST/SST
✅ Mengurangkan risiko kehilangan dokumen penting

Kalau tak sempat nak buat sendiri, boleh lantik perunding cukai individu untuk menyemak dan menguruskan akaun perniagaan.

5. Pastikan Pelepasan Cukai Dikira dengan Betul

Ramai pemilik perniagaan tak ambil tahu tentang pelepasan cukai yang boleh dituntut. Akibatnya, cukai dibayar lebih daripada sepatutnya.

Antara pelepasan cukai yang biasa dituntut termasuk:

• Perbelanjaan perniagaan – gaji pekerja, sewa pejabat, bil elektrik, internet
• Peralatan kerja – komputer, perisian, kelengkapan pejabat
• Latihan dan seminar – kursus berkaitan perniagaan
• Sumbangan kepada badan kebajikan – sumbangan yang layak mendapat pelepasan cukai

Perkara ini perlu direkod dengan jelas supaya boleh digunakan semasa proses pengiraan cukai tahunan.

6. Simpan Resit dan Dokumen Sokongan

Walaupun transaksi direkod dalam sistem perakaunan, resit dan dokumen sokongan tetap perlu disimpan. LHDN mungkin meminta bukti perbelanjaan semasa audit.

Ada beberapa cara mudah untuk menyimpan resit dan dokumen:

📌 Gunakan aplikasi resit digital – Contohnya, Expensify atau Shoeboxed untuk menyimpan gambar resit
📌 Simpan dalam cloud storage – Google Drive, Dropbox, atau OneDrive boleh digunakan untuk backup
📌 Fail fizikal – Jika masih mahu simpan resit dalam bentuk asal, gunakan sistem fail yang tersusun

Dokumen yang lengkap akan memudahkan urusan cukai dan mengurangkan risiko penalti.

7. Gunakan Khidmat Perunding Cukai Individu

Bagi yang kurang arif dalam pengurusan cukai, menggunakan perunding cukai individu boleh membantu dalam memastikan segala dokumen dan laporan cukai disediakan dengan betul.

Perunding cukai boleh membantu dalam:

✅ Menguruskan penyata cukai tahunan
✅ Memberikan nasihat tentang pelepasan cukai yang layak
✅ Membantu dalam persiapan audit jika diperlukan oleh LHDN
✅ Mengurangkan risiko dikenakan penalti akibat kesilapan pemfailan

Pelaburan dalam khidmat perunding cukai adalah langkah bijak bagi memastikan pematuhan cukai berjalan lancar.

8. Semak dan Audit Rekod Kewangan Secara Berkala

Kesalahan kecil dalam rekod kewangan boleh membawa masalah besar. Oleh itu, adalah penting untuk mengaudit akaun perniagaan secara berkala, sekurang-kurangnya sekali setahun.

Antara perkara yang perlu diperiksa:

• Kesilapan dalam catatan akaun
• Ketidakseimbangan dalam laporan kewangan
• Rekod transaksi yang hilang atau tidak direkodkan
• Pelepasan cukai yang telah dituntut

Dengan melakukan audit sendiri sebelum audit dari LHDN, risiko dikenakan denda boleh dikurangkan.

Kesimpulan

Menyediakan rekod kewangan yang betul bukan hanya tentang pematuhan cukai, tapi juga membantu perniagaan berkembang dengan lebih stabil. Dengan sistem yang tersusun, lebih mudah untuk mengawal aliran kewangan, mengurangkan cukai yang tidak perlu, dan mengelakkan masalah dengan LHDN.

Antara langkah penting yang perlu diambil:

✅ Simpan semua dokumen kewangan dengan teratur
✅ Gunakan sistem perakaunan digital untuk mengurangkan kesilapan
✅ Rekod transaksi secara berkala dan asingkan akaun perniagaan daripada akaun peribadi
✅ Pastikan pelepasan cukai dikira dengan betul
✅ Dapatkan bantuan perunding cukai individu untuk memastikan pematuhan cukai berjalan lancar

Jangan tunggu hingga saat akhir untuk menguruskan kewangan perniagaan. Ambil tindakan sekarang untuk memastikan perniagaan sentiasa dalam keadaan terbaik.

📌 Ingin dapatkan bantuan daripada perunding cukai individu? Klik di sini untuk konsultasi percuma di WhatsApp!