Cara Memastikan Setiap Perbelanjaan Perniagaan Direkodkan dengan Betul untuk Tujuan Cukai

Pengurusan kewangan dalam perniagaan bukan sekadar kira masuk dan keluar duit. Setiap transaksi, terutama perbelanjaan, perlu direkodkan dengan betul. Bila tiba masa nak buat laporan cukai, semua rekod kena lengkap, jelas, dan teratur. Kalau ada perbelanjaan yang tak direkod atau tersilap kira, boleh menyebabkan pembayaran cukai yang tak tepat—sama ada terlebih bayar atau terkurang bayar, kedua-duanya boleh jadi masalah besar.

Kesilapan dalam rekod perbelanjaan boleh menyebabkan audit dari LHDN, penalti yang tinggi, dan gangguan pada aliran tunai perniagaan. Jadi, penting untuk ada sistem yang memastikan semua perbelanjaan direkod dengan betul dan mengikut undang-undang cukai.

Kenapa Rekod Perbelanjaan yang Tepat Itu Penting?

1. Elak Penalti dari LHDN
   • Kalau rekod kewangan tak tepat, LHDN boleh kenakan penalti kerana laporan cukai dianggap tidak lengkap atau salah.
2. Maksimumkan Pelepasan Cukai
   • Banyak perbelanjaan perniagaan boleh ditolak cukai. Kalau tak direkod dengan betul, peluang untuk kurangkan beban cukai boleh terlepas.
3. Memudahkan Pengurusan Kewangan
   • Bila semua perbelanjaan dicatat dengan betul, lebih mudah untuk pantau aliran tunai dan kawal bajet perniagaan.
4. Bantu Proses Audit
   • Kalau LHDN nak audit, semua dokumen dah tersedia. Tak perlu buang masa cari resit atau buat kiraan semula.

Kategori Perbelanjaan Perniagaan yang Perlu Direkodkan

Untuk pastikan rekod perbelanjaan lengkap, setiap transaksi perlu dimasukkan dalam kategori yang betul. Antara kategori penting termasuk:

1. Sewa dan Utiliti
   • Bayaran sewa pejabat, bil elektrik, air, internet, dan telefon.
2. Gaji dan Caruman Pekerja
   • Gaji pekerja, caruman KWSP, PERKESO, insurans pekerja, dan bonus.
3. Kos Bahan Mentah dan Inventori
   • Kos bahan mentah, produk, dan stok yang dibeli untuk dijual.
4. Kos Pengiklanan dan Pemasaran
   • Kos Facebook Ads, Google Ads, flyers, banner, dan apa-apa aktiviti pemasaran lain.
5. Perbelanjaan Kenderaan
   • Kos minyak, tol, servis kenderaan, dan insurans jika digunakan untuk perniagaan.
6. Yuran Profesional dan Perkhidmatan
   • Bayaran kepada akauntan, penasihat cukai, peguam, atau freelancer.
7. Kos Perjalanan dan Penginapan
   • Tiket penerbangan, hotel, makan minum jika berkaitan dengan urusan perniagaan.
8. Kos Alat Tulis dan Kelengkapan Pejabat
   • Pembelian kertas, pen, komputer, perabot pejabat, atau mesin fotostat.
9. Kos Pinjaman dan Faedah
   • Faedah pinjaman bank atau pembiayaan perniagaan.
10. Lesen, Permit dan Cukai Perniagaan

• Bayaran lesen perniagaan, cukai jualan, cukai perkhidmatan, dan yuran tahunan lain.

Langkah Memastikan Setiap Perbelanjaan Direkodkan dengan Betul

1. Guna Sistem Perakaunan Digital

Gunakan perisian perakaunan seperti SQL, AutoCount, Xero, atau QuickBooks untuk rekod perbelanjaan secara automatik. Sistem ini boleh:

• Simpan rekod transaksi dalam kategori yang betul.
• Jana laporan kewangan dengan mudah.
• Integrasi dengan akaun bank untuk rekod transaksi secara terus.

2. Pastikan Semua Resit dan Invois Disimpan

Setiap resit atau invois yang berkaitan dengan perbelanjaan perniagaan perlu disimpan sebagai bukti transaksi. Boleh guna kaedah berikut:

• Simpan dalam fail fizikal yang tersusun.
• Imbas dan simpan dalam cloud seperti Google Drive atau Dropbox.
• Guna aplikasi pengurusan resit seperti Expensify atau Shoeboxed.

3. Rekod Perbelanjaan Secara Berkala

Jangan tunggu hujung bulan atau hujung tahun baru nak kemas kini akaun. Rekod perbelanjaan setiap minggu atau setiap hari untuk elakkan sebarang transaksi terlepas.

4. Pisahkan Akaun Bank Perniagaan dan Peribadi

Gunakan akaun bank berasingan supaya lebih mudah untuk pantau transaksi yang benar-benar berkaitan dengan perniagaan. Jangan campurkan duit perniagaan dengan perbelanjaan peribadi kerana ini boleh mengelirukan dalam penyediaan laporan cukai.

5. Semak dan Padankan dengan Penyata Bank

Setiap bulan, buat semakan untuk pastikan rekod dalam sistem perakaunan selaras dengan penyata bank. Kalau ada transaksi yang tak sepadan, boleh semak balik sebelum terlambat.

6. Labelkan Perbelanjaan yang Boleh Ditolak Cukai

Pastikan semua perbelanjaan yang layak mendapat pelepasan cukai diberi label yang betul. Ini memudahkan proses pengiraan cukai dan mengelakkan daripada terlepas tuntutan.

7. Gunakan Kad Kredit Perniagaan

Untuk kawalan lebih baik, boleh gunakan kad kredit perniagaan khas untuk semua perbelanjaan berkaitan. Ini memudahkan pemantauan dan mengurangkan risiko perbelanjaan bercampur dengan yang peribadi.

8. Buat Backup Rekod Kewangan

Pastikan semua data kewangan ada salinan backup dalam cloud atau hard drive luaran. Ini penting untuk elakkan kehilangan maklumat akibat kerosakan komputer atau kesilapan teknikal.

9. Dapatkan Nasihat dari Akauntan Profesional

Jika tidak pasti cara terbaik untuk rekod perbelanjaan, boleh dapatkan khidmat akauntan atau penasihat cukai. Mereka boleh membantu menyusun sistem yang lebih cekap dan mengoptimumkan pengurangan cukai secara sah.

Kesilapan Biasa dalam Rekod Perbelanjaan dan Cara Mengelakkannya

1. Tak Simpan Resit
   • Kadang-kadang, ada perbelanjaan kecil yang dianggap remeh seperti tol atau makan tengah hari dengan klien. Jangan abaikan, simpan semua resit untuk rujukan.
2. Rekod Lewat atau Lupa Rekod Perbelanjaan
   • Kalau tak rekod terus, boleh lupa atau tersalah anggap perbelanjaan mana yang berkaitan dengan perniagaan.
3. Tak Kategorikan dengan Betul
   • Salah letak perbelanjaan boleh mengganggu laporan cukai. Pastikan setiap transaksi ada kategori yang tepat.
4. Campur Aduk Perbelanjaan Peribadi dan Perniagaan
   • Kalau beli barang peribadi guna duit perniagaan, laporan cukai boleh jadi tak tepat dan susah nak bezakan mana yang boleh ditolak cukai.

Kesimpulan

Merekod setiap perbelanjaan dengan betul bukan sekadar untuk tujuan cukai, tetapi juga untuk memastikan perniagaan berjalan dengan lancar dan lebih sistematik. Bila semua transaksi disusun dengan baik, laporan cukai jadi lebih mudah, cepat, dan tanpa stres.

Tak perlu tunggu sampai hujung tahun baru nak kemas kini akaun. Mulakan sekarang untuk elakkan masalah di kemudian hari. Kalau perlukan bantuan untuk menguruskan rekod kewangan dan laporan cukai, boleh hubungi melalui WhatsApp:

Klik Sini untuk Dapatkan Konsultasi Percuma! 🚀