Isu Biasa Dalam Accounting Bulanan Dan Cara Untuk Atasinya

Pendahuluan

Perakaunan bulanan memang nampak ringkas dari luar. Bila dengar “rekod transaksi bulanan”, ramai fikir cuma kira duit masuk dan keluar. Tapi bila dah mula buat sendiri—barulah nampak betapa banyak kerja teknikal di sebalik proses ni. Kalau tak urus betul, memang mudah rasa serabut, silap kira, tertinggal dokumen, sampai tahap tak yakin langsung dengan nombor yang ada. Dalam blog ni, kita akan kupas isu-isu biasa yang sering berlaku dalam perakaunan bulanan dan paling penting, macam mana nak atasi satu persatu untuk capai perakaunan bulanan tanpa stres.

1. Masalah Resit dan Invois Yang Berterabur

Masalah paling klasik dalam dunia perniagaan kecil dan sederhana—resit tak tahu letak mana, invois pelanggan lambat hantar, dan kadang-kadang terus hilang. Bila nak buat kira-kira hujung bulan, barulah kelam-kabut cari balik semua.

Cara atasi:

• Gunakan sistem fail ikut kategori: simpan resit makan pekerja, belanja pejabat, dan bayaran supplier dalam folder berbeza.
• Ambil gambar semua resit dan simpan dalam Google Drive atau sistem awan.
• Gunakan aplikasi e-invois yang terus auto-rekod masuk ke sistem perakaunan.

2. Tak Kenal Kod Akaun dan Kategori Perbelanjaan

Ramai usahawan baru tak tahu beza antara perbelanjaan operasi dan perbelanjaan modal. Bila semuanya dimasukkan dalam satu kategori saja, laporan kewangan jadi tak tepat. Akhirnya, tak dapat gambaran sebenar cashflow syarikat.

Cara atasi:

• Guna panduan akaun standard (Chart of Accounts) yang jelas.
• Dapatkan nasihat daripada penyedia servis akauntan berdaftar.
• Setkan ‘template’ akaun ikut jenis bisnes (F&B, retail, servis profesional).

3. Tertinggal Transaksi Tunai

Transaksi kecil seperti beli alat tulis atau bayar parking guna duit syarikat selalu tak direkod sebab “nampak kecik je”. Tapi lama-lama, jumlah ni boleh jadi signifikan. Bila audit dalaman dibuat, baru perasan banyak duit tak jelas ke mana.

Cara atasi:

• Rekod semua transaksi tunai sebaik saja berlaku.
• Simpan nota kecil atau guna app tracking tunai.
• Biasakan ada Petty Cash Log.

4. Tak Tahu Baki Sebenar Akaun Bank

Ada yang masih guna ‘guesswork’ untuk kira baki bank. Masalahnya, tak semua transaksi akan nampak serta-merta dalam statement, terutamanya bila guna cek atau pembayaran tertunda. Hujung bulan, baki tak sama dengan catatan.

Cara atasi:

• Buat recon akaun bank setiap bulan.
• Bandingkan semua transaksi dalam sistem akaun dengan statement bank.
• Guna software yang boleh tarik statement secara automatik untuk cross-check.

5. Terlambat Hantar Dokumen ke Akauntan

Akauntan boleh bantu selesaikan banyak isu, tapi kalau dokumen penting diserah lewat, memang susah nak siapkan laporan kewangan tepat pada masanya. Ini boleh jejaskan keputusan bisnes yang kritikal.

Cara atasi:

• Tetapkan tarikh tetap setiap bulan untuk submit semua dokumen.
• Gunakan sistem ‘reminder’ automatik.
• Bina SOP dalaman supaya staf tahu tanggungjawab masing-masing.

6. Guna Sistem Perakaunan Yang Tak Sesuai

Ada syarikat kecil guna sistem terlalu kompleks, sampai makan masa nak input data. Ada juga yang guna Excel sepenuhnya walaupun perniagaan dah makin berkembang. Dua-dua ni boleh sebabkan kerja jadi lambat dan silap.

Cara atasi:

• Pilih sistem ikut skala dan keperluan bisnes.
• Kalau bisnes baru, boleh mula dengan sistem perakaunan bulanan automatik yang mesra pengguna.
• Bila dah berkembang, naik taraf kepada sistem yang boleh ‘integrate’ dengan HR, inventory, dan e-invois.

7. Laporan Bulanan Yang Tak Lengkap

Ada usahawan yang hanya tengok ‘Sales Report’ tapi tak tahu kedudukan kewangan sebenar. Laporan bulanan sepatutnya ada untung rugi, aliran tunai, baki akaun, dan rekod hutang. Kalau tak lengkap, keputusan dibuat hanya berdasarkan “agak-agak”.

Cara atasi:

• Dapatkan template laporan yang standard dan lengkap.
• Semak bersama akauntan setiap bulan.
• Pastikan data disusun ikut standard pelaporan kewangan.

8. Akaun Tak Diaudit Sendiri

Ramai yang tak semak balik akaun bulanan sendiri. Terlalu yakin semua betul sebab sistem buat automatik. Tapi walaupun automatik, tetap perlukan semakan manusia. Kecil kemungkinan, tapi kesilapan boleh berlaku.

Cara atasi:

• Buat semakan internal sekurang-kurangnya setiap 3 bulan.
• Gunakan checklist untuk audit dalaman.
• Libatkan dua pihak untuk review—bukan seorang staf je.

9. Tak Rancang Pembayaran Cukai

Bila akaun tak dikemas kini, maka pengiraan cukai pun jadi kelam-kabut. Ramai bayar lebih sebab takut penalti. Tapi yang idealnya, cukai boleh dirancang supaya tak bebankan aliran tunai.

Cara atasi:

• Dapatkan anggaran cukai setiap suku tahun.
• Pastikan semua data dalam sistem perakaunan dikemas kini.
• Simpan rekod cukai dan dokumen sokongan sepanjang tahun, bukan tunggu last minute.

10. Tak Faham Laporan Sendiri

Ada pemilik bisnes yang dapat laporan akaun bulanan tapi tak faham langsung apa makna nombor tu. Bila tak faham, terus tak guna. Ini sangat merugikan, sebab nombor dalam laporan itulah yang boleh bantu buat keputusan strategik.

Cara atasi:

• Minta penerangan dari penyedia servis secara berkala.
• Hadiri bengkel ringkas tentang pembacaan laporan kewangan.
• Guna servis akauntan yang menyediakan perakaunan bulanan tanpa stres, termasuk penerangan mudah difahami.

Perakaunan Bulanan Tanpa Stres Memerlukan Sistem

Untuk capai perakaunan bulanan tanpa stres, sistem yang betul sangat penting. Sama ada guna sistem berkomputer atau perakaunan mudah alih, semua itu perlu disesuaikan dengan rutin bisnes sebenar. Tak semestinya mahal atau terlalu teknikal—yang penting mudah diurus, boleh difahami, dan selari dengan objektif syarikat.

Kalau sistem dibuat main hentam atau guna yang tak sesuai, memang cepat terasa beban. Tapi bila ada struktur dan aliran kerja yang betul, walaupun syarikat kecil boleh uruskan perakaunan macam syarikat besar.

Tips Bonus: Bangunkan SOP Perakaunan Sendiri

Standard Operating Procedure (SOP) untuk perakaunan bukan hanya untuk syarikat besar. Syarikat mikro dan kecil pun sangat digalakkan buat. Tak perlu tebal, cukup dokumen ringkas yang nyatakan:

• Bila resit dan invois dikumpulkan
• Siapa yang semak dan simpan
• Bila laporan disiapkan dan semakan audit dibuat

SOP ni akan bantu minimakan kesilapan dan tingkatkan efisiensi jangka panjang.

Penutup: Bila Accounting Disusun, Bisnes Tenang

Accounting bulanan bukan beban bila tahu cara atasi masalah utama. Kunci utamanya adalah sistem, rutin tetap, dan sikit disiplin dalam susun data. Bila semuanya jalan lancar, keputusan bisnes jadi lebih jelas dan tersusun. Tak perlu rasa serabut bila tiba waktu e-filing, tak perlu panik bila audit datang, dan paling penting—bisnes ada gambaran sebenar setiap bulan.

Kalau serius nak bina sistem perakaunan bulanan tanpa stres, dan tak nak pening kepala dengan semua teknikal tu…

👇

✳️ Nak Accounting Bulanan Yang Tersusun, Kemas & Siap Dengan Laporan?

Tekan sini untuk terus WhatsApp team kami:
👉 https://wa.link/78l4z2 👈

✅ Siap laporan untung rugi
✅ Cashflow bulanan
✅ Laporan khas untuk bank & audit
✅ Support bila perlu, bukan tinggal sorang-sorang