Jenis-Jenis Dokumen Yang Diperlukan Untuk Accounting Bulanan

Bila cerita pasal accounting bulanan, memang ramai usahawan kecil dan sederhana (PKS) yang mula sedar betapa pentingnya susun kewangan bisnes dengan lebih sistematik. Tapi realitinya, ramai yang masih keliru — nak sediakan dokumen apa sebenarnya setiap bulan?

Kalau fail bertimbun-timbun tapi tak ada struktur, memang susah nak dapat gambaran jelas tentang kedudukan kewangan syarikat. Di sinilah fungsi dokumen dalam accounting bulanan jadi sangat kritikal. Tanpa dokumen lengkap dan tersusun, susah nak hasilkan laporan kewangan yang tepat dan sah.

Dalam artikel ni, kita akan tengok secara mendalam jenis-jenis dokumen yang penting untuk accounting bulanan, terutamanya kalau nak amalkan perakaunan berdasarkan projek. Format ini sangat berguna untuk bisnes yang jalankan projek-projek berlainan macam kontraktor, firma reka bentuk, agensi pemasaran dan sebagainya.

Apa Itu Accounting Bulanan?

Accounting bulanan merujuk pada amalan menyediakan dan menyemak laporan kewangan setiap bulan. Ia termasuklah pengiraan hasil, perbelanjaan, keuntungan, kerugian dan tunai masuk-keluar.

Sistem ini membantu pemilik bisnes buat keputusan kewangan dengan lebih bijak. Kalau hanya tengok angka setahun sekali masa audit, memang tak sempat nak ubah strategi kalau ada masalah kewangan.

Untuk pastikan accounting bulanan tepat, syarat utama ialah dokumentasi yang lengkap dan konsisten.

Kepentingan Dokumen Dalam Accounting Bulanan

1. Rujukan Audit dan Cukai
   Bila LHDN datang semak, benda pertama yang dia minta: dokumen. Invois, resit, baucar, kontrak – semua ni kena sedia.
2. Pengurusan Tunai Lebih Efektif
   Dokumen tunjuk aliran duit keluar masuk. Dari situ, senang nak kenal pasti kebocoran tunai atau kos berlebihan.
3. Asas kepada Perakaunan Berdasarkan Projek
   Setiap projek ada bajet sendiri. Kalau dokumen tak asingkan ikut projek, memang susah nak tahu mana untung mana rugi.
4. Elak Kesilapan Perakaunan
   Bila dokumen lengkap, risiko salah kira jadi sangat rendah. Tiada lagi masalah ‘double entry’ atau ‘missing invoice’.

Senarai Dokumen Yang Diperlukan Setiap Bulan

1. Invois Jualan

Invois ni bukti ada pendapatan masuk. Kena pastikan:

• Ada nombor invois unik
• Tarikh invois jelas
• Nama pelanggan & butiran servis/barangan
• Jumlah harga & cukai (jika berkenaan)
• Status pembayaran

Kalau bisnes ikut perakaunan berdasarkan projek, pastikan setiap invois ditanda ikut kod projek. Contoh: INV-PRJ001-MAC2025.

2. Resit Pembayaran Diterima

Lepas hantar invois, pelanggan bayar. Resit ni jadi bukti pembayaran.

• Simpan resit dari pelanggan (bank-in slip, transfer notification)
• Label ikut projek
• Simpan versi digital dan fizikal

Ini penting untuk semak siapa yang masih tertunggak, siapa dah bayar. Dari sini boleh kemas kini laporan akaun penghutang.

3. Resit Perbelanjaan Operasi

Bayar bil, beli barang, langgan software – semua ni termasuk dalam kos operasi.

Contoh resit:

• Bil elektrik pejabat
• Langganan Zoom/Canva
• Pembelian alat tulis
• Makan minum staff masa mesyuarat projek

Pastikan resit ni:

• Ada tarikh
• Ada nama supplier
• Dinyatakan barang/servis dibeli
• Diasingkan ikut projek kalau perlu

Dalam perakaunan berdasarkan projek, resit yang berkait projek A jangan bercampur dengan projek B.

4. Voucher Pembayaran (Payment Voucher)

Biasanya digunakan kalau bayar secara tunai. Contoh:

• Bayar runner
• Bayar honorarium

Isi butiran seperti:

• Tarikh bayar
• Nama penerima
• Tujuan bayaran
• Ditandatangani oleh pihak bertanggungjawab

5. Penyata Bank (Bank Statement)

Ini asas paling penting. Dari penyata ni:

• Jejak duit masuk & keluar
• Banding dengan rekod dalam sistem
• Kenal pasti transaksi luar jangka

Setiap transaksi perlu ada rujukan: sama ada invois, resit atau memo.

6. Laporan Penggunaan Tunai (Cash Flow Statement)

Walaupun ini bukan “dokumen input”, tapi laporan tunai sangat bergantung pada dokumen di atas.

Bila semua resit dan bayaran direkod, baru boleh hasilkan laporan tunai bulanan. Lagi lengkap dokumen, lagi tepat aliran tunai bisnes.

7. Dokumen Gaji dan KWSP

Untuk bisnes yang ada staf, perlu sediakan:

• Payslip
• Penyata PCB
• Borang KWSP & SOCSO
• Bukti bayaran

Jangan lupa asingkan ikut bulan dan nama pekerja. Sistem gaji bulanan ni kena tepat sebab akan masuk dalam laporan perbelanjaan.

8. Quotation dan Purchase Order (PO)

Bukan semua bisnes pakai sistem PO, tapi kalau ada, simpan untuk semakan belanja yang dirancang.

Quotation pula penting untuk:

• Banding harga
• Justifikasi belanja
• Rujukan bila audit

Dokumen ni juga bantu dalam perakaunan berdasarkan projek bila nak banding bajet asal dengan kos sebenar.

9. Kontrak dan MOU Projek

Kontrak adalah bukti rasmi bisnes antara dua pihak. Untuk accounting bulanan, kontrak:

• Tentukan nilai projek
• Tetapkan tempoh pelaksanaan
• Rujukan dalam pembahagian pendapatan

Kalau projek RM100,000 tapi dibayar berperingkat, akaun pendapatan kena ikut progres kerja – bukan terus rekod penuh.

10. Laporan Kewangan Projek

Untuk bisnes berasaskan projek, kena ada laporan untung rugi bagi setiap projek:

• Kos bahan mentah
• Kos tenaga kerja
• Kos logistik
• Pendapatan projek

Laporan ni bantu nilai prestasi projek. Ada projek mungkin rugi walaupun pelanggan bayar penuh – sebab kos tak terkawal.

Perakaunan Berdasarkan Projek: Kenapa Relevan?

Format perakaunan ni sangat sesuai untuk:

• Syarikat kontraktor
• Agensi kreatif
• Konsultan
• Syarikat pembinaan
• IT developer

Setiap projek dinilai sebagai unit untung rugi tersendiri. Bila ada dokumen lengkap, senang nak susun laporan ikut projek. Ini bantu:

• Kenal pasti projek mana paling menguntungkan
• Jejak kos sebenar setiap fasa
• Elak ‘cross-subsidising’ antara projek

Digital vs Manual: Mana Lagi Mudah?

Sekarang dah banyak software yang bantu urus dokumen secara digital:

• Wave
• Xero
• QuickBooks
• SQL Accounting

Kalau masih guna sistem manual, pastikan fail fizikal disusun ikut bulan dan kategori:

📁 Januari 2025
├── Invois
├── Resit belanja
├── Gaji
├── Bank statement

📁 Februari 2025
… dan seterusnya.

Kalau guna digital, letak naming convention yang konsisten. Contoh:

INV-PRJ001-MAC2025.pdf
RESIT-KANTIN-01032025.jpeg
BAYARAN-KWSP-FEB2025.pdf

Tips Tambahan

• Simpan salinan digital & fizikal (minimum 7 tahun)
• Gunakan label atau tagging ikut projek
• Audit dalaman setiap 3 bulan
• Gunakan checklist semakan dokumen setiap hujung bulan
• Kemas kini semua dokumen sebelum 5hb bulan berikutnya

Kesimpulan

Bagi bisnes kecil dan sederhana, sediakan dokumen accounting setiap bulan bukan sekadar untuk LHDN atau audit semata. Ia tentang memahami kesihatan kewangan bisnes secara real time. Lagi konsisten dan lengkap dokumentasi, lagi mudah untuk buat keputusan penting dan rancang pertumbuhan syarikat.

Perakaunan berdasarkan projek pula memberi gambaran sebenar prestasi setiap projek. Tapi semua ni hanya berkesan kalau ada dokumentasi yang tersusun dan dikemas kini secara bulanan.

Mahu Bantu Urus Accounting Bulanan Bisnes?

Kalau rasa semua ni terlalu teknikal atau tiada masa nak urus dokumen bulanan bisnes, boleh dapatkan servis accounting bulanan yang profesional. Kami bantu dari A hingga Z — termasuk susun dokumen, siapkan laporan, dan pastikan semuanya patuh LHDN.

📲 Klik di sini untuk terus WhatsApp dan tanya servis kami: https://wa.link/78l4z2