Mengapa Setiap Syarikat Sdn Bhd Perlukan Rekod Perakaunan yang Kemas
Pengenalan
Dalam dunia bisnes, rekod perakaunan bukan sekadar syarat wajib oleh SSM atau LHDN. Ia adalah jantung operasi sesebuah syarikat. Bila rekod kemas, semua jadi lebih mudah – dari pemfailan cukai hingga audit dalaman, dari buat bajet hingga ambil pelabur.
Namun, masih ramai pemilik Sdn Bhd yang anggap perakaunan sebagai kerja hujung tahun semata-mata. Sedangkan setiap sen keluar masuk yang tak direkod dengan betul boleh memberi kesan langsung pada pematuhan undang-undang cukai, kelangsungan syarikat dan keputusan bisnes.
Kenapa Rekod Perakaunan Kemas Itu Wajib?
1. Undang-Undang Cukai Wajibkan
Menurut Akta Cukai Pendapatan 1967 dan Akta Syarikat 2016:
- Syarikat wajib simpan rekod kewangan minimum 7 tahun.
- Dokumen mesti boleh disemak oleh LHDN bila-bila masa.
- Kegagalan simpan atau salah rekod boleh dikenakan penalti dan tindakan mahkamah.
Bukan soal audit saja, tapi rekod perakaunan kemas jadi bukti utama dalam sebarang urusan melibatkan undang-undang cukai.
2. Kawal Aliran Tunai dengan Lebih Baik
Tanpa sistem rekod yang tersusun, mustahil nak tahu:
- Siapa belum bayar invois?
- Berapa baki sebenar bank?
- Kos operasi tinggi kat mana?
- Untung sebenar projek?
Rekod kewangan ibarat cermin prestasi. Bila jelas, barulah keputusan bisnes jadi tepat dan risiko kebocoran tunai dapat dikesan awal.
3. Elak Penalti Akibat Kesilapan Cukai
LHDN semakin ketat dari segi pematuhan. Antara kesilapan biasa bila rekod tak kemas:
| Kesilapan | Kesan |
|---|---|
| Tak isytihar pendapatan tertentu | Dikenakan penalti 45% atas jumlah tak lapor |
| Tersilap kira potongan | Cukai tambahan dikenakan |
| Tiada dokumen sokongan | Potongan ditolak semasa audit |
| Gagal bayar ansuran | Faedah 10% ke atas jumlah tertunggak |
Semua ini berlaku sebab fail tak teratur, resit hilang atau sistem perakaunan tak dikemaskini.
Apakah Itu Rekod Perakaunan yang Kemas?
Bukan sekadar catatan excel, tapi satu sistem dokumentasi yang lengkap dan audit-ready.
Komponen Asas Rekod Perakaunan:
- Buku tunai (cashbook)
- Rekod jualan & invois pelanggan
- Resit perbelanjaan dan bil pembekal
- Penyesuaian bank (bank reconciliation)
- Laporan untung rugi dan kunci kira-kira
- Sijil pembayaran seperti EPF, SOCSO, PCB
- Fail potongan cukai dan resit derma/sumbangan
- Aset tetap dan susut nilai (Capital Allowance)
Setiap dokumen ini perlu difailkan secara sistematik – sama ada dalam sistem perakaunan digital atau fail fizikal yang diasingkan mengikut kategori.
Kesilapan Biasa Dalam Rekod Syarikat Sdn Bhd
1. Guna Akaun Peribadi untuk Urusan Syarikat
Contoh: Pendapatan masuk ke akaun individu pengarah.
Kesan:
- LHDN boleh anggap sebagai pendapatan peribadi → cukai individu meningkat.
- Menyalahi undang-undang cukai kerana tidak mematuhi struktur Sdn Bhd.
2. Tidak Rekod Perbelanjaan Kecil
Contoh: Beli barang pejabat RM15, parking mesyuarat RM5 – tiada resit, tak direkod.
Kesan:
- Bila banyak kos kecil tak masuk, margin untung nampak lebih tinggi → cukai tinggi.
3. Gagal Buat Penyesuaian Bank
Tanpa reconciliation bank bulanan, akaun syarikat boleh tunjuk baki yang salah. Mungkin dah ‘bounce’ cek, mungkin resit direkod dua kali.
Kesilapan ini beri kesan besar pada pengiraan cukai tahunan.
Bagaimana Rekod Kemas Bantu Patuh Undang-Undang Cukai?
1. Mudahkan Penyediaan Borang C
Setiap Sdn Bhd wajib hantar Borang C (penyata cukai korporat) setiap tahun. Bila semua dokumen sudah tersedia:
- Akauntan boleh sediakan laporan audit cepat.
- Konsultan cukai boleh buat pengiraan tepat dan sah.
- Tak perlu tunggu resit dari merata tempat.
LHDN sangat menitikberatkan dokumen sokongan – tanpa rekod kemas, Borang C dianggap tidak lengkap.
2. Sediakan Pertahanan Bila Diaudit
Audit cukai bukan semata-mata semak laporan – ia lebih kepada semakan dokumen asal.
Antara yang biasa diminta:
- Invois jualan & pembekal
- Kontrak projek
- Bukti transaksi bank
- Sijil sumbangan derma (jika tuntut potongan)
- Resit EPF, PCB & lain-lain statutory compliance
Konsultan cukai boleh bantu susun pertahanan audit, jika semua dokumen sudah lengkap dan disusun dari awal.
3. Elak Disenaraihitam oleh LHDN
Syarikat yang rekod berterabur dan sering gagal patuh:
- Boleh disenarai untuk audit setiap tahun
- Sukar dapat pelepasan cukai
- Sukar mohon geran atau pembiayaan
Rekod kemas ialah track record compliance yang LHDN nilai dalam semua proses.
Perakaunan Digital vs Manual – Mana Lebih Sesuai?
| Kriteria | Sistem Manual | Sistem Digital |
|---|---|---|
| Kos | Rendah | Sederhana |
| Risiko Hilang Data | Tinggi | Rendah (cloud backup) |
| Kesilapan Manusia | Lebih kerap | Minimun |
| Audit Trail | Sukar | Jelas |
| Masa Penyediaan | Lambat | Pantas & auto |
| Sesuai untuk | Bisnes kecil | Semua jenis Sdn Bhd |
Konsultan cukai biasanya akan cadang guna sistem cloud accounting seperti AutoCount, SQL, Xero atau Financio – ikut keperluan dan saiz bisnes.
Bila Masa Sesuai Kemas Kini Rekod?
Jangan tunggu hujung tahun. Berikut jadual ideal:
| Tempoh | Aktiviti |
|---|---|
| Mingguan | Update transaksi harian |
| Bulanan | Penyesuaian bank & semak jualan |
| Suku Tahun | Semakan laporan P&L & bayar CP204 |
| Akhir Tahun | Finalisasi akaun, audit & hantar Borang C |
Rekod yang dikemas secara konsisten jauh lebih selamat dari audit berbanding rekod yang dibuat ‘last minute’ hujung tahun.
Panduan Syarikat Baru: Apa Nak Simpan?
Untuk Sdn Bhd baru, ini senarai wajib ada dari awal:
✅ Salinan semua invois & resit pembekal
✅ Resit belian aset dan stok
✅ Bayaran gaji + EPF/SOCSO/PCB
✅ Kontrak kerja + perjanjian klien
✅ Laporan bank bulanan
✅ Lesen, permit & dokumen rasmi
✅ Salinan e-Filing, Borang C, CP204
Kalau mula kemas dari awal, tiada istilah “tak jumpa fail” bila LHDN datang audit.
Kesan Positif Jangka Panjang Rekod Kemas
- Mudah tarik pelabur atau pembiaya – bank atau pelabur akan minta laporan audit minimum 3 tahun
- Layak mohon geran kerajaan – kebanyakan geran minta penyata bank & audit terkini
- Kurang tekanan mental – tak perlu ‘panic mode’ setiap kali LHDN minta fail
- Boleh fokus pada pertumbuhan syarikat – tak perlu risau isu teknikal akaun
Kajian Kes: Rekod Kemas Selamatkan Syarikat Dari Penalti RM20,000
Syarikat DCR Ventures
- Tak pernah susun resit, hanya serah excel ringkas kepada akauntan
- LHDN buat audit tahun 2022
- Banyak potongan tak disokong dengan bukti → ditolak
- Dengan bantuan konsultan cukai, resit dan invois dicari semula, disusun & dihantar
- Akhirnya hanya 20% potongan ditolak, penalti dikurangkan kepada RM1,500 saja
Soalan Lazim (FAQ)
1. Kalau bisnes kecil-kecilan, masih wajib ada rekod?
Ya. Asalkan berdaftar sebagai Sdn Bhd, wajib patuh undang-undang cukai.
2. Perlu simpan rekod berapa lama?
Minimum 7 tahun dari tarikh akhir tahun taksiran.
3. Gaji pengarah perlu direkod macam mana?
Wajib ada slip gaji, pembayaran PCB & resit potongan. Kalau tiada, LHDN boleh anggap sebagai pengagihan untung – kena cukai lebih.
4. Kalau guna perkhidmatan konsultan cukai, masih perlu simpan sendiri?
Ya. Konsultan bantu susun dan nasihat, tapi syarikat tetap pemilik tanggungjawab ke atas rekod.
Penutup: Jangan Tunggu LHDN Baru Nak Kemas Fail
Rekod perakaunan bukan sekadar untuk audit – ia asas untuk jalankan bisnes secara profesional dan sah di sisi undang-undang.
Kekemasan fail dan data bukan tugas pilihan, tapi satu bentuk tanggungjawab undang-undang cukai yang perlu dipikul oleh semua pemilik Sdn Bhd.
Nak Susun Rekod Kewangan dengan Betul?
📲 Klik sini untuk sesi konsultasi WhatsApp percuma
✔ Audit rekod sedia ada
✔ Cadangan sistem perakaunan sesuai
✔ Latihan staf kewangan
✔ Pemantauan berkala rekod & fail audit
Lagi cepat mula, lagi banyak masalah dapat dielakkan. Jangan tunggu surat LHDN baru nak mula kemas meja.
