Perkara Penting Yang Perlu Ada Dalam Laporan Accounting Bulanan

Ramai pemilik bisnes fikir laporan bulanan hanya tentang kira-kira untung dan rugi. Tapi hakikatnya, laporan accounting bulanan lebih dari sekadar nombor atas kertas. Ia satu kompas – kalau tepat, bisnes boleh terus jalan ke depan tanpa banyak kesilapan. Tapi kalau longgar, keputusan pun akan jadi berisiko tinggi.

Untuk bisnes kecil, enterprise, malah syarikat Sdn Bhd yang sedang berkembang, laporan bulanan bukan lagi pilihan – ia satu keperluan. Dan bukan sekadar cukup ada, tapi mesti lengkap, terperinci dan ikut struktur yang betul. Artikel ni akan huraikan elemen-elemen penting dalam laporan bulanan serta kenapa latihan perakaunan bulanan patut jadi agenda wajib untuk team dalam bisnes.

1. Objektif Laporan Bulanan: Untuk Apa Sebenarnya?

Sebelum bincang isi laporan, perlu jelas tujuan dia. Laporan accounting bulanan disediakan untuk:

• Jejak prestasi bisnes dalam jangka pendek.
• Kenal pasti trend perbelanjaan dan pendapatan.
• Bandingkan bajet dengan realiti sebenar.
• Buat keputusan pengurusan yang cepat dan tepat.
• Sediakan data untuk permohonan pinjaman, pelaburan atau audit.

Kalau setiap bulan ada dokumen kewangan yang lengkap, bisnes lebih mudah kawal aliran tunai, potong kos tak perlu dan rancang pertumbuhan jangka panjang.

2. Apa Perlu Ada Dalam Laporan Accounting Bulanan?

Ada beberapa komponen wajib dalam setiap laporan. Tanpa ini, laporan tu ibarat teka-teki yang tak lengkap.

a) Penyata Untung Rugi (Profit & Loss Statement)

Ini komponen paling asas. Ia tunjuk berapa pendapatan masuk dan berapa kos keluar.

• Pendapatan jualan: Total hasil jualan barang atau servis.
• Kos jualan (COGS): Kos terus untuk hasilkan produk.
• Margin kasar: Pendapatan tolak kos jualan.
• Perbelanjaan operasi: Gaji, sewa, bil utiliti, marketing.
• Keuntungan bersih: Inilah ‘bottom line’ bisnes.

b) Penyata Kedudukan Kewangan (Balance Sheet)

Kalau penyata untung rugi fokus kepada prestasi, balance sheet pula fokus kepada kedudukan. Ibarat snapshot kewangan pada satu-satu masa.

• Aset: Apa yang bisnes miliki – tunai, inventori, akaun belum terima.
• Liabiliti: Apa yang bisnes hutang – pinjaman, akaun belum bayar.
• Ekuiti: Baki yang tinggal selepas tolak semua hutang daripada aset.

c) Penyata Aliran Tunai (Cash Flow Statement)

Untung besar tak semestinya bisnes ‘bernafas’ lancar. Cash flow penting untuk tunjuk sama ada duit bergerak lancar atau tersekat.

• Cash inflow: Jualan, bayaran pelanggan, pelaburan.
• Cash outflow: Gaji, pembelian stok, sewa, bayaran pinjaman.

3. Kenapa Perlu Konsisten Setiap Bulan?

Laporan yang konsisten bantu kenal pasti perubahan corak. Contohnya, kalau jualan turun 3 bulan berturut-turut, ini petanda awal yang tak boleh abaikan. Kalau margin untung makin sempit, mungkin ada kos tersembunyi yang mencuri keuntungan.

Consistency juga penting untuk audit dalaman. Bila semua rekod tersusun, bisnes lebih bersedia bila LHDN atau auditor datang semak.

4. Kesilapan Umum Dalam Penyediaan Laporan Bulanan

Antara sebab bisnes gagal ialah data kewangan tak tepat atau langsung tak ada. Ini beberapa kesilapan lazim:

• Rekod lambat dikemaskini.
• Tiada pengasingan antara perbelanjaan peribadi dan bisnes.
• Tiada back-up digital.
• Tiada latihan perakaunan bulanan untuk staf yang urus data.

Tanpa latihan berkala, staf mungkin masukkan data yang silap atau tak ikut standard yang betul. Kesan dia? Laporan yang dihasilkan tak boleh digunakan untuk buat keputusan penting.

5. Latihan Perakaunan Bulanan: Wajib atau Opsyenal?

Soalan ni sering timbul. Jawapan pendek: wajib. Dalam dunia bisnes, terutama bila data makin besar dan proses makin kompleks, latihan perakaunan bulanan bantu semua yang terlibat faham apa mereka buat – bukan sekadar tekan butang software.

Antara topik yang patut ada dalam latihan:

• Cara rekod jualan dan kos ikut sistem yang konsisten.
• Cara guna software accounting dengan betul.
• Faham asas penyata kewangan.
• Latihan semak dan audit dalaman.

Bila staf faham fungsi dan sebab di sebalik angka, mereka lebih berhati-hati dan teliti. Kesilapan kecil yang dulu kerap berlaku pun boleh dikurangkan.

6. Bila Masa Sesuai Sediakan Laporan?

Laporan bulanan paling baik disiapkan dalam tempoh 3–5 hari selepas hujung bulan. Lagi cepat, lagi relevan. Tapi jangan korbankan ketepatan demi kelajuan.

Bagi bisnes yang guna sistem perakaunan berasaskan awan, masa penyediaan boleh jadi lebih singkat. Sebab semuanya direkod secara automatik dan real-time. Tapi tetap perlu ada semakan manual untuk pastikan semuanya betul.

7. Teknologi Yang Bantu Automasi Laporan

Ada banyak perisian perakaunan sekarang yang mudahkan proses ni:

• Xero – mesra cloud, sesuai untuk startup.
• QuickBooks – user friendly, mudah integrasi dengan eCommerce.
• SQL Account – lebih popular untuk syarikat tempatan.
• Wave – percuma, sesuai untuk bisnes kecil.

Apa pun software yang digunakan, tetap perlu ada pemeriksaan manual sebelum laporan dikongsi dengan pengurusan atau pihak berkaitan. Sebab sistem mungkin betul, tapi input dari manusia masih boleh silap.

8. Laporan Bulanan dan Prestasi Syarikat

Bila laporan bulanan disediakan dengan betul, pemilik bisnes boleh:

• Nilai prestasi jualan ikut bulan.
• Semak ROI setiap kempen marketing.
• Buat keputusan sama ada perlu tambah staf atau kurangkan kos.
• Kenal pasti produk mana untung dan mana yang hanya ‘makan tempat’.

Data yang tepat hasil dari laporan ni juga akan jadi asas kukuh kalau nak mohon geran, pelaburan, atau kemudahan kredit.

9. Peranan Akauntan Dalam Proses Laporan

Akauntan bukan sekadar isi borang cukai hujung tahun. Dalam konteks bulanan, mereka:

• Strukturkan sistem rekod transaksi.
• Semak kesilapan atau anomali dalam rekod.
• Buat semakan belanjawan vs perbelanjaan sebenar.
• Bantu pemilik bisnes faham laporan melalui interpretasi yang mudah.

Kalau belum ada akauntan tetap, ada baiknya guna khidmat luar secara bulanan. Ini lebih jimat kos tapi masih dapat hasil laporan yang tepat.

10. Apa Patut Dibuat Bila Laporan Dah Siap?

Lepas laporan siap, jangan biarkan dia duduk dalam folder tanpa disentuh. Gunakan laporan tu untuk:

• Sesi brainstorming strategi baru.
• Semakan KPI staf atau team sales.
• Rancangan bajet bulan depan.
• Tindakan segera kalau ada indikator masalah – contohnya stok terlalu tinggi atau kos operasi naik mendadak.

Penutup: Jangan Main Agak-Agak Bila Urus Bisnes

Laporan accounting bulanan bukan semata-mata keperluan compliance. Ia sebenarnya ‘mata’ kepada pemilik bisnes. Tanpa laporan, semua keputusan akan dibuat berdasarkan rasa dan anggaran – bukan data yang sahih.

Setiap laporan adalah refleksi perjalanan bisnes dalam bulan tersebut. Lagi lengkap laporan, lagi mudah untuk tentukan hala tuju.

Kalau belum ada sistem, belum ada rutin atau perlukan bantuan untuk sediakan laporan yang betul setiap bulan – elok sangat mulakan sekarang. Boleh jimat banyak kos di masa depan dan bantu bisnes bertahan lama.

Mahu Bantu Bisnes Lebih Teratur?

Kami sedia bantu dari A sampai Z untuk sediakan laporan accounting bulanan yang tepat dan mudah difahami. Tak kira bisnes kecil atau besar, struktur laporan boleh disesuaikan ikut keperluan.

📲 Klik sini untuk terus WhatsApp team kami: https://wa.link/78l4z2

Nak tengok dulu contoh laporan? Boleh request percuma. Jangan biar data bisnes hanya terkumpul – guna dan kembangkan!