Pentingnya Rekod Kewangan yang Lengkap untuk Memastikan Kepatuhan Cukai

Pengenalan: Kenapa Rekod Kewangan yang Lengkap Itu Kritikal?

Dalam dunia perniagaan, setiap transaksi kewangan bukan sekadar nombor di atas kertas, tetapi bukti sah yang menunjukkan bagaimana wang keluar dan masuk dalam operasi harian. Rekod kewangan yang lengkap bukan sahaja penting untuk pengurusan perniagaan yang baik, tetapi juga merupakan asas utama dalam memastikan pematuhan cukai yang betul.

Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) mempunyai kuasa untuk menyemak rekod perniagaan dan memastikan setiap syarikat atau individu membayar cukai berdasarkan pendapatan sebenar. Jika rekod kewangan tidak tersusun atau terdapat maklumat yang hilang, risiko penalti cukai dan pemeriksaan lebih mendalam akan meningkat.

Jadi, bagaimana memastikan rekod kewangan lengkap dan sejajar dengan kehendak pematuhan cukai? Artikel ini akan membincangkan kepentingannya, jenis rekod yang perlu disimpan, kesan jika tidak mempunyai rekod lengkap, serta langkah-langkah untuk memastikan rekod kewangan sentiasa kemas dan teratur.

1. Kenapa Rekod Kewangan yang Lengkap Penting dalam Pemantauan Cukai?

a) Membantu dalam Penyediaan Cukai yang Tepat

Tanpa rekod kewangan yang lengkap, pengiraan cukai boleh menjadi tidak tepat, sama ada terlebih bayar atau terkurang bayar. Kedua-duanya membawa kesan negatif kepada perniagaan. Jika terlebih bayar, aliran tunai akan terjejas. Jika terkurang bayar, risiko penalti akan meningkat.

b) Mengurangkan Risiko Audit atau Pemeriksaan Cukai

Syarikat yang mempunyai rekod kewangan yang lengkap lebih mudah meyakinkan LHDN bahawa pemfailan cukai dilakukan dengan betul. Jika terdapat pemeriksaan cukai, penyediaan dokumen dengan lengkap akan mempercepatkan proses dan mengelakkan isu lanjut.

c) Memudahkan Perancangan Kewangan Perniagaan

Pemilik perniagaan yang mempunyai rekod kewangan yang baik lebih mudah membuat keputusan kewangan. Sama ada untuk melabur semula dalam syarikat, mengembangkan operasi, atau merancang strategi cukai yang sah, semuanya bergantung kepada data kewangan yang tepat.

d) Mematuhi Keperluan Undang-Undang

Mengikut Akta Cukai Pendapatan, setiap syarikat di Malaysia wajib menyimpan rekod kewangan sekurang-kurangnya selama tujuh tahun. Jika gagal, ia boleh membawa kepada denda atau tindakan undang-undang.

2. Jenis Rekod Kewangan yang Perlu Disimpan

Tidak semua dokumen kewangan diperlukan untuk tujuan pematuhan cukai, tetapi ada beberapa yang sangat penting dan mesti disimpan dengan baik. Berikut adalah senarai rekod utama yang diperlukan:

a) Penyata Kewangan

• Penyata Untung Rugi – Menunjukkan prestasi kewangan syarikat dalam tempoh tertentu.
• Penyata Aliran Tunai – Menunjukkan pergerakan tunai masuk dan keluar.
• Kunci Kira-Kira (Balance Sheet) – Gambaran keseluruhan aset, liabiliti, dan ekuiti syarikat.

b) Rekod Jualan dan Pendapatan

• Resit dan invois yang dikeluarkan kepada pelanggan.
• Kontrak atau perjanjian yang berkaitan dengan pendapatan syarikat.
• Rekod bayaran yang diterima dalam bentuk tunai, cek, atau pemindahan bank.

c) Rekod Perbelanjaan Perniagaan

• Resit dan invois bagi pembelian barang atau perkhidmatan.
• Bayaran gaji pekerja serta caruman KWSP dan PERKESO.
• Bukti bayaran sewa pejabat, bil utiliti, dan perbelanjaan operasi lain.

d) Dokumen Bank dan Laporan Akaun

• Penyata bank bulanan syarikat.
• Bukti pemindahan wang antara akaun syarikat.

e) Rekod Cukai dan Dokumen Sokongan

• Salinan borang cukai yang telah difailkan.
• Resit pembayaran cukai pendapatan dan cukai perkhidmatan.
• Surat menyurat dengan LHDN berkaitan sebarang pertanyaan cukai.

Penting untuk menyimpan dokumen ini dalam keadaan teratur kerana ia boleh diminta oleh LHDN pada bila-bila masa bagi tujuan audit atau pemeriksaan cukai.

3. Kesan Tidak Menyimpan Rekod Kewangan dengan Baik

Banyak perniagaan kecil mengambil ringan soal penyimpanan rekod kewangan, sama ada kerana kekurangan sistem atau kerana percaya mereka boleh “ingat-ingat sendiri”. Namun, akibatnya boleh menjadi serius jika LHDN melakukan semakan.

a) Risiko Dikenakan Penalti oleh LHDN

Jika rekod tidak lengkap atau hilang, LHDN boleh mengenakan penalti kerana ketidakpatuhan kepada Akta Cukai Pendapatan. Penalti ini boleh mencecah sehingga 45% daripada cukai yang perlu dibayar.

b) Kesukaran Mengira Cukai dengan Betul

Tanpa rekod yang baik, perniagaan sukar untuk mengira cukai yang perlu dibayar. Ini boleh menyebabkan jumlah yang dilaporkan kepada LHDN tidak tepat, sekali gus meningkatkan risiko audit cukai.

c) Menghalang Akses kepada Pembiayaan atau Pelaburan

Bank dan pelabur sering meminta rekod kewangan sebelum memberikan pinjaman atau modal pelaburan. Jika rekod tidak lengkap atau tidak tersusun, perniagaan akan menghadapi kesukaran mendapatkan dana untuk berkembang.

4. Cara Menyusun Rekod Kewangan dengan Lebih Efisien

Bagi memastikan rekod kewangan sentiasa teratur dan memenuhi keperluan pematuhan cukai, beberapa langkah boleh diambil:

a) Gunakan Perisian Perakaunan

Perisian perakaunan seperti SQL, Xero, atau QuickBooks membantu merekod transaksi dengan lebih teratur dan mengurangkan risiko kehilangan data penting.

b) Simpan Salinan Digital dan Fizikal

Pastikan setiap resit, invois, dan penyata bank mempunyai salinan digital yang disimpan di cloud atau komputer.

c) Tetapkan Sistem Rekod yang Sistematik

Asingkan dokumen berdasarkan kategori (jualan, perbelanjaan, cukai) dan susun mengikut tarikh untuk memudahkan pencarian apabila diperlukan.

d) Dapatkan Khidmat Perunding Cukai

Jika rekod kewangan terlalu kompleks atau perniagaan berkembang pesat, mendapatkan khidmat perunding cukai boleh membantu memastikan pematuhan cukai dilakukan dengan betul dan efisien.

Kesimpulan: Rekod Kewangan yang Lengkap Adalah Kunci kepada Pematuhan Cukai

Menyimpan rekod kewangan yang lengkap bukan sahaja memenuhi keperluan undang-undang tetapi juga membantu perniagaan beroperasi dengan lebih teratur dan profesional. Dengan rekod yang lengkap:

✅ Cukai boleh dikira dengan lebih tepat.
✅ Risiko audit dan penalti oleh LHDN dapat dikurangkan.
✅ Perancangan kewangan perniagaan menjadi lebih jelas dan strategik.
✅ Peluang mendapatkan pembiayaan atau pelaburan lebih tinggi.

Jangan ambil mudah soal penyimpanan rekod kewangan. Jika memerlukan bantuan dalam memastikan kepatuhan cukai perniagaan terjaga, klik di sini untuk berbincang dengan perunding cukai profesional melalui WhatsApp.