Apakah Dokumen Wajib yang Perlu Disimpan untuk Tujuan Cukai?
Dalam dunia perniagaan, rekod kewangan yang lengkap bukan sekadar keperluan untuk mengurus aliran tunai, tapi juga penting untuk pematuhan cukai. Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) boleh menjalankan audit bila-bila masa, dan jika dokumen tak lengkap, boleh dikenakan penalti.
Ramai pemilik perniagaan masih ambil ringan soal penyimpanan dokumen. Ada yang fikir cukup sekadar simpan penyata bank atau resit jualan. Hakikatnya, ada beberapa jenis dokumen yang wajib disimpan untuk mengelakkan masalah dengan LHDN.
Jadi, apakah dokumen yang perlu disimpan untuk tujuan cukai dan bagaimana memastikan semuanya teratur? Jom fahamkan satu per satu.
1. Penyata Bank dan Rekod Transaksi Perniagaan
Penyata bank adalah dokumen utama yang LHDN akan periksa jika audit dijalankan. Ia menunjukkan semua transaksi keluar masuk dalam akaun perniagaan.
Kenapa penting?
✅ Menjadi bukti sah pendapatan dan perbelanjaan perniagaan.
✅ Memudahkan kiraan cukai dan pelepasan yang boleh dituntut.
✅ Mengelakkan kekeliruan antara transaksi peribadi dan perniagaan.
Penting untuk pastikan akaun perniagaan dan peribadi diasingkan supaya lebih mudah untuk menyemak rekod transaksi yang berkaitan dengan perniagaan.
💡 Tip: Simpan semua penyata bank sekurang-kurangnya 7 tahun seperti yang disyaratkan oleh LHDN.
2. Invois dan Resit Jualan
Setiap kali ada jualan, sama ada secara fizikal atau dalam talian, pastikan invois atau resit disimpan sebagai bukti transaksi.
Apa yang perlu ada dalam invois?
✅ Nama dan alamat pembeli serta penjual.
✅ Tarikh transaksi dan nombor invois.
✅ Jumlah harga jualan dan cukai yang dikenakan (jika ada).
Bagi cukai dan perniagaan digital, invois elektronik juga perlu disimpan dengan teratur kerana transaksi dalam talian boleh dipantau oleh LHDN.
💡 Tip: Gunakan sistem e-invoicing untuk rekod lebih sistematik dan mengelakkan kehilangan dokumen fizikal.
3. Bukti Perbelanjaan Perniagaan
Perbelanjaan perniagaan boleh digunakan untuk mengurangkan jumlah cukai yang perlu dibayar. Tapi, tanpa dokumen sokongan yang sah, pelepasan cukai mungkin ditolak oleh LHDN.
Jenis dokumen yang perlu disimpan:
✅ Resit pembelian barang atau perkhidmatan untuk perniagaan.
✅ Kontrak sewa pejabat atau ruang kerja.
✅ Bil utiliti seperti elektrik, air, dan internet.
✅ Resit pembelian peralatan pejabat seperti komputer dan mesin pencetak.
Kalau tak simpan resit, perbelanjaan mungkin tak dapat dikurangkan daripada jumlah cukai yang dikenakan.
💡 Tip: Ambil gambar atau imbas setiap resit dan simpan dalam folder khas di komputer atau sistem cloud.
4. Slip Gaji dan Rekod Pembayaran kepada Pekerja
Jika perniagaan ada pekerja, semua pembayaran gaji dan sumbangan KWSP atau PERKESO perlu direkod dengan teliti.
Dokumen yang perlu ada:
✅ Slip gaji pekerja setiap bulan.
✅ Rekod bayaran KWSP dan PERKESO.
✅ Borang EA (untuk penyata pendapatan pekerja).
Kenapa penting? Jika audit dijalankan, LHDN akan menyemak sama ada perniagaan membayar gaji dengan betul dan melaporkan jumlah cukai dengan tepat.
💡 Tip: Gunakan sistem perakaunan yang boleh menghasilkan slip gaji secara automatik untuk memudahkan pemantauan.
5. Laporan Untung Rugi dan Penyata Kewangan
Setiap perniagaan perlu menyediakan laporan kewangan tahunan untuk mengira cukai dengan tepat.
Laporan kewangan yang wajib disimpan:
✅ Penyata untung rugi – menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan sepanjang tahun.
✅ Kunci kira-kira – menunjukkan aset, liabiliti, dan ekuiti syarikat.
✅ Penyata aliran tunai – menunjukkan sumber masuk dan keluar wang perniagaan.
Bagi perniagaan yang berdaftar sebagai Sdn Bhd, laporan kewangan perlu diaudit dan dikemukakan kepada LHDN setiap tahun.
💡 Tip: Pastikan laporan kewangan disediakan oleh akauntan bertauliah supaya semua angka dikira dengan tepat.
6. Bukti Bayaran Cukai
Cukai yang telah dibayar perlu ada rekod yang jelas untuk mengelakkan sebarang isu di masa hadapan.
Dokumen yang perlu disimpan:
✅ Resit bayaran cukai pendapatan perniagaan.
✅ Bukti pembayaran cukai SST (jika perniagaan layak).
✅ Dokumen berkaitan pembayaran anggaran cukai (CP204).
LHDN boleh meminta bukti bayaran pada bila-bila masa, jadi penting untuk pastikan semua rekod ini mudah diakses.
💡 Tip: Simpan salinan digital semua resit bayaran cukai supaya mudah dicari jika diperlukan.
7. Dokumen Kontrak dan Perjanjian Perniagaan
Perjanjian dengan pembekal, pelanggan, atau rakan kongsi perniagaan juga perlu disimpan untuk mengelakkan sebarang isu perundangan yang boleh menjejaskan pematuhan cukai.
Contoh kontrak yang perlu disimpan:
✅ Kontrak pembekalan barang dan perkhidmatan.
✅ Perjanjian sewa atau pajakan.
✅ Surat perjanjian dengan pelanggan untuk projek tertentu.
Kontrak ini penting jika ada transaksi besar yang perlu dibuktikan kepada LHDN semasa audit.
💡 Tip: Simpan salinan fizikal dan digital bagi setiap dokumen perjanjian untuk keselamatan.
8. Bukti Pendapatan dari Perniagaan Digital
Bagi pemilik perniagaan digital seperti e-commerce, dropshipping, atau content creator, dokumen kewangan perlu lebih teliti kerana kebanyakan transaksi berlaku secara dalam talian.
Jenis dokumen yang wajib ada:
✅ Rekod transaksi dari platform e-commerce (Shopee, Lazada, Shopify, dll.).
✅ Penyata pembayaran dari payment gateway (PayPal, Stripe, Billplz, dll.).
✅ Bukti bayaran dari YouTube, Facebook Ads, atau Google AdSense.
Bagi cukai dan perniagaan digital, LHDN semakin ketat dalam memantau transaksi atas talian, jadi penting untuk memastikan semua pendapatan direkod dengan jelas.
💡 Tip: Gunakan sistem perakaunan digital yang boleh diintegrasikan dengan platform e-commerce untuk rekod lebih tepat.
Berapa Lama Perlu Simpan Dokumen Cukai?
LHDN mensyaratkan semua dokumen cukai disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun. Jika berlaku audit, perniagaan wajib menyerahkan dokumen yang diminta dalam tempoh ini.
Jika dokumen hilang atau tak lengkap, LHDN boleh mengenakan denda atau penalti tambahan.
💡 Tip: Gunakan sistem simpanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox untuk memastikan dokumen kekal selamat dan mudah diakses bila diperlukan.
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen yang teratur bukan sahaja membantu dalam pematuhan cukai, tapi juga boleh menyelamatkan perniagaan daripada penalti atau audit mengejut dari LHDN. Dengan sistem rekod yang baik, pengiraan cukai jadi lebih mudah dan risiko kesilapan boleh dikurangkan.
Jika perlukan bimbingan dalam pengurusan dokumen cukai, perunding cukai profesional boleh membantu memastikan semua keperluan dipatuhi dan pelepasan cukai yang layak dimanfaatkan sepenuhnya.
✅ Nak pastikan semua dokumen cukai diurus dengan betul? Dapatkan khidmat perunding cukai sekarang! Klik link WhatsApp di bawah untuk konsultasi percuma.
