Akaun Bulanan: Dokumen Penting Dalam Menyediakan Bajet Perniagaan
Bila cakap pasal bisnes, ramai yang semangat nak ‘grow’ dan gandakan keuntungan. Tapi hakikatnya, ramai juga yang terjun buat bajet perniagaan ikut rasa atau agak-agak semata-mata. Tak tengok angka sebenar, tak semak data terdahulu. Padahal salah satu perkara paling penting dalam menyediakan bajet yang realistik dan berkesan ialah akaun bulanan. Bukan sekadar fail atau laporan atas kertas—akaun bulanan adalah dokumen rujukan yang patut jadi asas kepada setiap pelan kewangan bisnes.
Apa pun jenis perniagaan—retail, servis, F&B, trading, manufacturing—semuanya memerlukan satu sistem yang kukuh untuk urus kewangan. Dan sistem tu bermula dengan satu benda: perakaunan bulan lepas. Ini bukan perkara teknikal semata. Ini tentang strategi dan kelangsungan bisnes.
Kenapa Bajet Bisnes Selalu ‘Lari’?
Antara punca utama bajet tak pernah lekat ialah kerana ia disediakan tanpa merujuk kepada akaun bulanan terdahulu. Bila tak tengok apa yang berlaku bulan sebelum, maka pelan bulan akan datang dibuat tanpa asas.
Contohnya, bisnes servis digital bajet RM5,000 untuk marketing bulan ni sebab rasa macam patut. Tapi bila buka perakaunan bulan lepas, ternyata dah belanja RM7,000 dan pulangan hanya RM3,000. Maknanya, strategi tak jadi. Kalau data tu dirujuk awal, bajet bulan ni boleh dikaji semula, mungkin kurangkan belanja atau tukar strategi.
Begitu juga bab kos operasi. Kalau tak tengok akaun terdahulu, mana nak tahu kos utiliti naik sebab penggunaan mesin baru? Atau stok banyak rosak sebab penyimpanan tak efisien? Semua ni beri kesan pada bajet sebenar.
Apa Itu Perakaunan Bulan Lepas?
Secara ringkas, ini laporan kewangan syarikat yang lengkap untuk bulan sebelum ini. Biasanya ia merangkumi:
- Penyata pendapatan (Profit & Loss): Untung atau rugi, berapa jualan, berapa kos
- Penyata aliran tunai (Cash Flow Statement): Duit masuk keluar, bila dan dari mana
- Penyata kedudukan kewangan (Balance Sheet): Aset, liabiliti, ekuiti
- Senarai akaun belum bayar / belum terima: Hutang yang perlu dibayar atau dituntut
- Senarai perbelanjaan mengikut kategori: Supaya nampak jelas mana kos yang tinggi
Semua maklumat ini bantu ukur prestasi sebenar dan berikan gambaran jelas untuk merancang bajet akan datang.
Bajet Tanpa Data = Risiko Tinggi
Bisnes yang buat bajet tanpa rujuk akaun bulan sebelumnya sebenarnya sedang buat keputusan atas risiko yang tinggi. Antara kesan utama:
- Overbudget – Belanja lebih dari sepatutnya kerana tak tahu apa yang telah dibelanjakan atau komitmen kewangan sebenar.
- Kurang bajet untuk perkara penting – Mungkin perbelanjaan R&D atau training staff tak dimasukkan sebab anggap tak penting, padahal bulan lepas terbukti beri hasil.
- Kekangan tunai – Bila tak jangka perbelanjaan tetap atau aliran keluar, bajet nampak cantik atas kertas tapi bank akaun tinggal sifar tengah bulan.
- Buat pelaburan tanpa asas – Contohnya, labur dalam iklan besar-besaran tanpa lihat kesan iklan bulan lepas. Rugi duit, masa, tenaga.
Perakaunan Bulan Lepas: Panduan Realistik Buat Bajet
Akaun bulanan bantu bina bajet dengan lebih tepat sebab ia:
- Tunjuk pola perbelanjaan – Boleh nampak trend kos meningkat atau menurun, dan sesuaikan bajet ikut trend.
- Bantu fokus pada aktiviti yang menguntungkan – Kalau akaun bulan lepas tunjuk servis A beri margin lebih tinggi, bajet bulan ni boleh lebihkan promosi untuk servis A.
- Kenalpasti ‘kebocoran’ wang – Contohnya, bayar langganan perisian yang dah tak digunakan, atau kos logistik yang tak dikawal. Bila dah tahu, boleh buang dalam bajet baru.
- Beri idea jangkaan hasil – Bila tahu purata jualan 3 bulan lepas RM30,000, bajet jualan bulan ni boleh diselaraskan.
Proses Guna Akaun Bulanan Untuk Sediakan Bajet
Langkah demi langkah boleh ikut macam ni:
1. Kumpul dokumen akaun bulan sebelumnya
Pastikan laporan lengkap untuk sekurang-kurangnya 1 bulan terakhir. Kalau boleh, guna data 3 bulan berturut-turut untuk nampak pola.
2. Analisis prestasi kewangan
Tengok item mana paling banyak belanja, bahagian mana jana keuntungan tertinggi, dan perubahan ketara dari bulan ke bulan.
3. Tentukan matlamat bajet
Adakah nak kawal kos, tingkatkan margin, tambah jualan, atau capai ‘break-even’? Tetapkan sasaran bajet yang jelas.
4. Buat bajet berdasarkan realiti
Guna maklumat dari perakaunan bulan lepas untuk tetapkan bajet setiap kategori: marketing, gaji, sewa, operasi, pelaburan, simpanan kecemasan.
5. Semak dan sesuaikan semula bajet setiap bulan
Setiap kali akaun bulanan siap, semak semula bajet. Tengok sama ada ia perlu diubah suai. Jangan tunggu sampai hujung tahun baru perasan tersasar.
Perakaunan Bulanan Tak Semestinya Susah
Ada anggapan kononnya perakaunan ni untuk syarikat besar je. Tapi dengan adanya sistem perakaunan digital dan servis akaun bulanan yang fleksibel, semua jenis bisnes boleh nikmati laporan bulanan yang kemas.
Gunakan perisian cloud accounting yang automatik seperti Xero, QuickBooks, AutoCount atau SQL. Setiap transaksi masuk terus ke sistem dan laporan bulanan boleh dijana dalam beberapa klik.
Atau, upah konsultan yang uruskan akaun bulanan dan beri laporan setiap hujung bulan. Kos lebih rendah berbanding upah staff tetap, tapi kualiti tetap mantap. Lagi bagus kalau boleh minta mereka sediakan laporan bajet juga secara berpasangan dengan akaun bulanan.
Kajian Kes: Guna Akaun Bulanan Untuk Bajet Syarikat Trading
Sebuah syarikat trading produk elektrik guna laporan perakaunan bulan lepas untuk buat bajet Q2 (April–Jun). Antara dapatan penting:
- Stok banyak tersadai: RM120,000 stok lambat jalan, sebab forecast jualan tak tepat
- Gaji OT tinggi: Staff warehouse buat OT berlebihan sebab kurang automation
- Kos logistik naik 15%: Sebab guna servis last-minute, tak buat booking awal
Hasil dari data tersebut, bajet Q2 diubah:
- Kurangkan pembelian stok sehingga stok lama habis
- Tambah bajet untuk software pengurusan gudang
- Tempah lori lebih awal untuk kos lebih rendah
Selepas 3 bulan, syarikat jimat hampir RM40,000 dan margin untung naik 8%.
Akaun Bulanan Sebagai Alat Strategi
Bila akaun bulanan dijadikan amalan, ia jadi alat strategi yang sangat berguna. Bukan setakat bantu buat bajet, tapi:
- Boleh kaji KPI kewangan
- Rancang pelaburan dengan lebih berani
- Elak krisis tunai mengejut
- Bina kepercayaan dengan pelabur atau bank
Ini semua mustahil dibuat kalau tak ada data daripada perakaunan bulan lepas yang jelas dan konsisten.
Kesilapan Biasa Yang Patut Dielakkan
- Tangguh buat akaun – Bila terlalu sibuk, ramai sanggup tunda. Tapi bila dah tertunggak 3 bulan, makin berat dan makin tak sempat nak kejar.
- Campur akaun peribadi dan bisnes – Payah nak jejak perbelanjaan dan prestasi sebenar.
- Tak faham laporan kewangan – Tak salah belajar sikit demi sikit. Yang penting tahu baca dan guna laporan untuk rancang tindakan.
- Tak pernah semak bajet – Bajet bukan dokumen mati. Kena semak dan sesuaikan ikut keadaan semasa.
Akaun Bulanan, Bajet Syarikat, dan Kejayaan Jangka Panjang
Perniagaan yang berjaya bukan semata-mata kerana produk bagus. Tapi kerana pengurusannya bijak. Bila akaun bulanan sentiasa dikemaskini dan digunakan sebagai rujukan utama untuk bajet, keputusan bisnes jadi lebih rasional dan tepat.
Tak perlu tunggu jadi syarikat besar baru mula buat bajet ikut akaun. Lagi cepat mula, lagi cepat bisnes jadi stabil. Malah, bila LHDN atau pelabur nak tengok kewangan, semua data sedia. Tak payah kelam kabut cari resit atau buat semula laporan.
Nak Mula Tapi Tak Tahu Macam Mana?
Kalau baru nak mula susun akaun bulanan atau nak tahu cara guna akaun bulan lepas untuk sediakan bajet, boleh dapatkan bantuan dari pihak yang ada pengalaman dalam perakaunan bisnes.
Tak semua pemilik bisnes kena pandai kira. Tapi semua pemilik bisnes wajib tahu nilai data kewangan yang kemas.
Nak mula sistem perakaunan bulanan untuk bisnes?
Klik butang WhatsApp di bawah untuk dapatkan servis penyediaan akaun bulanan + bajet bisnes secara tersusun, tepat dan ikut keperluan LHDN.
