Bagaimana Memastikan Dokumen Kewangan Perniagaan Sentiasa Bersedia untuk Audit?

Audit kewangan bukan sesuatu yang boleh diambil ringan. Bila tiba masanya, semua dokumen perlu tersedia dan tersusun. Jika ada kesilapan atau maklumat hilang, proses audit boleh jadi mimpi ngeri.

Bagi pemilik perniagaan, memastikan dokumen kewangan sentiasa bersedia untuk audit bukan sekadar memenuhi keperluan undang-undang, tapi juga membantu perniagaan berkembang secara teratur dan profesional.

Ikuti panduan lengkap ini untuk memastikan semua dokumen kewangan sentiasa dalam keadaan terbaik, tanpa perlu panik bila tiba masa audit.

1. Rekod Semua Transaksi dengan Teliti dan Teratur

Asas kepada sistem kewangan yang baik ialah rekod transaksi yang lengkap dan tersusun. Bila ada rekod yang jelas, audit jadi lebih mudah kerana setiap transaksi boleh dijejak tanpa masalah.

📌 Cara memastikan rekod transaksi sentiasa teratur:
✅ Gunakan sistem perakaunan digital – Perisian seperti QuickBooks, SQL Accounting, atau Xero boleh merekod transaksi secara automatik.
✅ Simpan rekod dalam format yang mudah diakses – Gunakan folder digital untuk invoice, penyata bank, dan dokumen penting lain.
✅ Kategorikan transaksi dengan betul – Pastikan setiap transaksi diletakkan dalam kategori yang sesuai seperti kos operasi, pendapatan, atau pelaburan.
✅ Asingkan akaun perniagaan dan peribadi – Kesilapan besar yang sering berlaku ialah mencampurkan duit perniagaan dengan akaun peribadi.

Sistem yang baik bukan saja memudahkan audit, tapi juga memberi gambaran jelas tentang keadaan kewangan perniagaan.

2. Simpan Semua Resit, Invois, dan Dokumen Sokongan

Resit dan invois bukan sekadar kertas kecil yang boleh dibuang. Dalam audit, setiap perbelanjaan perlu ada bukti yang sah.

📌 Dokumen yang perlu disimpan untuk audit:
✅ Invois jualan dan pembelian – Bukti setiap transaksi.
✅ Resit perbelanjaan – Termasuk kos perjalanan perniagaan, langganan perisian, atau kos pemasaran.
✅ Penyata bank dan penyata kad kredit – Untuk padanan dengan rekod akaun.
✅ Dokumen perjanjian – Kontrak dengan pembekal, pelanggan, atau pekerja.

Simpan semua dokumen ini sekurang-kurangnya 7 tahun kerana LHDN boleh meminta audit bagi tempoh tersebut. Jika semuanya tersedia, audit akan berjalan dengan lebih lancar.

3. Pastikan Penyata Kewangan Sentiasa Dikemaskini

Penyata kewangan yang lengkap ialah dokumen utama yang akan diteliti semasa audit.

📌 Jenis penyata kewangan yang perlu disediakan:
✅ Penyata untung rugi – Menunjukkan prestasi kewangan syarikat.
✅ Penyata aliran tunai – Merekod pergerakan wang masuk dan keluar.
✅ Penyata kedudukan kewangan – Gambaran keseluruhan aset, liabiliti, dan ekuiti syarikat.

Kemaskini penyata kewangan setiap bulan atau sekurang-kurangnya setiap suku tahun supaya perniagaan sentiasa bersedia jika audit berlaku secara mengejut.

4. Pastikan Cukai Dibayar dan Direkod dengan Betul

Salah satu perkara yang diaudit dengan teliti ialah cukai yang dibayar. Jika ada kesilapan dalam rekod cukai, penalti boleh dikenakan.

📌 Langkah memastikan cukai direkod dengan betul:
✅ Simpan semua resit pembayaran cukai – Bukti bahawa cukai telah dibayar.
✅ Gunakan sistem e-Filing LHDN – Memudahkan pemfailan cukai dan menyimpan rekod secara digital.
✅ Semak kembali pelepasan cukai yang dituntut – Pastikan semuanya sah dan disokong dengan dokumen yang lengkap.

Bagi pemilik hartanah yang menjalankan perniagaan sewa atau pelaburan hartanah, sangat penting untuk mendapatkan perunding cukai untuk pemilikan hartanah bagi memastikan struktur cukai yang betul.

5. Pastikan Stok dan Aset Perniagaan Direkod dengan Tepat

Bagi perniagaan yang mempunyai inventori atau aset tetap seperti mesin, kenderaan, dan hartanah, rekod yang tepat perlu disediakan.

📌 Apa yang perlu direkod?
✅ Jumlah dan nilai stok semasa – Termasuk barang yang rosak atau sudah dijual.
✅ Aset tetap perniagaan – Mesin, komputer, perabot, atau kenderaan syarikat.
✅ Penyusutan aset – Jika ada aset yang mengalami susut nilai, pastikan ia direkod dalam laporan kewangan.

Dengan rekod yang tepat, audit berkaitan aset syarikat akan berjalan dengan lebih lancar.

6. Dapatkan Khidmat Perunding Cukai untuk Pemilikan Hartanah

Bagi perniagaan yang melibatkan pemilikan hartanah, audit boleh menjadi lebih kompleks kerana perlu mengambil kira perkara seperti pendapatan sewa, cukai hartanah, dan keuntungan modal.

📌 Kelebihan mendapatkan perunding cukai untuk pemilikan hartanah:
✅ Membantu menyusun struktur cukai yang mengurangkan liabiliti secara sah.
✅ Memastikan setiap tuntutan cukai berkaitan hartanah dibuat dengan betul.
✅ Mengelakkan masalah audit yang berkaitan dengan pemilikan hartanah.

Perunding cukai boleh membantu menyemak laporan kewangan dan memastikan setiap aspek pemfailan cukai dibuat dengan betul, mengurangkan risiko audit yang tidak diingini.

7. Lakukan Semakan Berkala untuk Mengesan Kesilapan Lebih Awal

Jangan tunggu sehingga saat akhir baru nak semak rekod kewangan. Jika ada kesilapan, lebih baik dikesan lebih awal sebelum audit berlaku.

📌 Cara melakukan semakan berkala:
✅ Semak laporan kewangan setiap bulan – Pastikan semua angka betul dan selari dengan rekod transaksi.
✅ Bandingkan dengan laporan tahun lepas – Jika ada perubahan besar, pastikan ada dokumen sokongan yang jelas.
✅ Minta perunding cukai menyemak laporan kewangan – Dapatkan pandangan profesional untuk mengesan sebarang kesilapan yang mungkin terlepas pandang.

Dengan semakan berkala, audit bukan lagi sesuatu yang menakutkan kerana semuanya telah disusun dengan betul.

Kesimpulan

Memastikan dokumen kewangan perniagaan sentiasa bersedia untuk audit bukan sekadar mematuhi undang-undang, tapi juga membantu perniagaan berjalan dengan lebih lancar dan profesional.

📌 Langkah utama yang perlu diambil:
1️⃣ Rekod semua transaksi dengan sistematik.
2️⃣ Simpan semua resit, invois, dan dokumen sokongan.
3️⃣ Pastikan penyata kewangan sentiasa dikemaskini.
4️⃣ Bayar dan rekod cukai dengan betul.
5️⃣ Rekod stok dan aset perniagaan dengan tepat.
6️⃣ Dapatkan khidmat perunding cukai untuk pemilikan hartanah.
7️⃣ Lakukan semakan berkala untuk mengesan kesilapan lebih awal.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, audit tidak lagi menjadi satu masalah besar. Sebaliknya, ia boleh menjadi satu peluang untuk memastikan perniagaan berada dalam keadaan kewangan yang sihat dan patuh kepada undang-undang.

📞 Nak pastikan dokumen kewangan perniagaan sentiasa bersedia untuk audit?
👉 Klik di sini untuk WhatsApp perunding cukai sekarang! 🚀