Dokumen Kewangan Wajib Simpan untuk Pastikan Bisnes Anda Kukuh
Kalau kau tengah running bisnes, mesti ada satu soalan penting yang kau kena tanya diri sendiri: “Aku ada simpan semua dokumen kewangan yang penting tak?”
Ramai pemilik bisnes, terutama yang baru mula, ambil ringan bab ni. Mereka fikir, “Ala, nanti-nanti boleh cari balik,” atau “Benda ni tak penting pun, janji aku tahu bisnes aku buat untung.”
Tapi masalahnya, bila tiba masa nak buat akaun tahunan, audit LHDN, atau apply loan bank, barulah kelam-kabut cari resit, invoice, dan dokumen lain. Kalau hilang? Habis kau.
Jadi, dalam artikel ni aku akan share:
✅ Dokumen kewangan wajib yang kau kena simpan
✅ Kenapa dokumen ni penting untuk bisnes kau
✅ Berapa lama kau kena simpan setiap dokumen
✅ Tips urus & simpan dokumen dengan cara yang betul
Sedia? Jom kita mula! 🚀
1. Kenapa Kena Simpan Dokumen Kewangan?
Mungkin kau tertanya-tanya, “Kenapa aku kena susah payah simpan semua ni?”
Jawapan dia simple: dokumen kewangan adalah rekod bisnes kau.
Kalau tak ada dokumen, macam mana kau nak buktikan:
📌 Bisnes kau buat untung atau rugi?
📌 Berapa banyak kau dah bayar cukai?
📌 Berapa banyak duit keluar dan masuk?
📌 Siapa yang masih berhutang dengan kau?
📌 Berapa nilai sebenar bisnes kau?
Kalau kau tak jaga benda ni betul-betul, kau mungkin:
❌ Dikenakan denda oleh LHDN sebab rekod tak lengkap
❌ Hilang peluang untuk dapat loan bisnes
❌ Tak nampak masalah cash flow sebab tak ada rekod jelas
❌ Susah nak jual bisnes sebab tak ada dokumen kewangan yang sah
Sekarang dah nampak kenapa benda ni penting, kan? 😏
2. Dokumen Kewangan Wajib Simpan
Ada banyak dokumen yang berkaitan dengan akaun bisnes, tapi aku senaraikan yang paling penting dan kau mesti simpan.
(A) Penyata Bank (Bank Statement)
📌 Kenapa penting?
- Bukti semua transaksi duit masuk dan keluar
- Digunakan untuk buat akaun tahunan & audit
- Perlu untuk apply loan atau grant bisnes
📌 Berapa lama kena simpan?
Sekurang-kurangnya 7 tahun.
(B) Resit & Invoice
📌 Kenapa penting?
- Bukti perbelanjaan syarikat
- Perlu untuk tuntutan cukai & audit LHDN
- Pastikan pelanggan atau supplier tak tipu jumlah bayaran
📌 Berapa lama kena simpan?
5-7 tahun, sebab LHDN boleh audit dalam tempoh tu.
(C) Dokumen Cukai (Income Tax & SST Records)
📌 Kenapa penting?
- Bukti pembayaran cukai syarikat
- Elak masalah dengan LHDN
- Digunakan dalam laporan kewangan tahunan
📌 Berapa lama kena simpan?
Sekurang-kurangnya 7 tahun.
(D) Slip Gaji & Dokumen KWSP/PERKESO
📌 Kenapa penting?
- Bukti pembayaran gaji pekerja
- Elak masalah dengan KWSP & PERKESO
- Perlu untuk tuntutan faedah pekerja
📌 Berapa lama kena simpan?
Sekurang-kurangnya 7 tahun.
(E) Perjanjian & Kontrak
📌 Kenapa penting?
- Bukti perjanjian dengan supplier, pelanggan, atau pekerja
- Lindungi bisnes kau kalau ada pertikaian undang-undang
📌 Berapa lama kena simpan?
Selagi kontrak masih berjalan + 7 tahun selepas tamat.
(F) Laporan Kewangan Tahunan
📌 Kenapa penting?
- Gambaran besar prestasi kewangan bisnes
- Perlu untuk apply loan atau menarik pelabur
- Wajib untuk audit & pemfailan cukai
📌 Berapa lama kena simpan?
Selamanya.
3. Cara Simpan Dokumen Kewangan dengan Betul
Dah tahu apa yang kena simpan, sekarang persoalannya macam mana nak urus semua dokumen ni?
(A) Simpan dalam Fail Fizikal
📌 Gunakan fail berasingan untuk setiap jenis dokumen
📌 Label dengan tarikh & kategori supaya senang cari
📌 Simpan di tempat selamat, jauh dari air & api
(B) Gunakan Sistem Digital
📌 Scan & simpan semua dokumen dalam Google Drive, Dropbox, atau sistem akaun cloud
📌 Namakan fail dengan format standard, contoh:
✅ Invoice_ABC_2024-01.pdf
✅ Resit_LHDN_2023.pdf
📌 Pastikan ada backup untuk elak kehilangan data
(C) Guna Software Perakaunan
Kalau kau serious nak jaga akaun dengan cara paling mudah, guna software perakaunan macam Xero, QuickBooks atau SQL. Dengan software ni, kau boleh:
✅ Simpan rekod transaksi secara automatik
✅ Urus invois & resit dengan lebih sistematik
✅ Buat laporan kewangan dalam beberapa klik
Kalau kau tak ada masa nak urus semua ni, kau boleh outsource pada akauntan profesional untuk urus akaun bisnes kau.
4. Kesilapan Biasa Pemilik Bisnes dalam Penyimpanan Dokumen
📌 Tak simpan resit & invoice kecil – Walaupun jumlah kecil, tapi kalau campur setahun boleh jadi besar!
📌 Tak buat backup dokumen digital – Hilang laptop = Hilang semua data akaun.
📌 Simpan dokumen berselerak – Bila nak cari satu dokumen je pun boleh ambil masa sejam!
📌 Tak simpan rekod hutang pelanggan – Bila pelanggan tak bayar, kau tak ada bukti kukuh nak tuntut balik.
Kalau kau buat salah satu benda ni, cepat-cepat ubah!
Kesimpulan: Jangan Tunggu Sampai Terlambat!
Kalau kau serious nak pastikan bisnes kau kekal kukuh & berkembang, kau kena:
✅ Simpan semua dokumen kewangan wajib
✅ Guna sistem penyimpanan yang teratur
✅ Gunakan software atau outsource akaun untuk lebih mudah
Jangan tunggu sampai audit LHDN datang ketuk pintu baru kau nak kelam-kabut cari dokumen.
Kalau kau nak mudahkan hidup & elak pening kepala urus akaun, aku boleh bantu!
📲 Klik sini untuk WhatsApp aku sekarang: https://wa.link/78l4z2
💡 Tak perlu pening kepala cari dokumen yang hilang
💡 Pastikan akaun bisnes kau sentiasa kemas & tersusun
💡 Elak risiko denda & penalti dari LHDN
📌 Jangan biarkan akaun bisnes kau jadi berterabur! Contact aku sekarang & aku akan bantu kau urus akaun dengan lebih profesional & lancar! 🚀
