Perkara yang Perlu Disediakan Jika Perniagaan Diperiksa oleh LHDN

Bayangkan LHDN tetiba datang audit — boleh jadi sakit kepala kalau dokumen tak bersusun. Tapi bila dah guna e‑invois tanpa kertas, proses jadi lebih sistematik, pantas dan selamat.

1. Invois Digital Lengkap & Tersusun

Kalau gunakan sistem e‑invois:

• Semua invois dijana secara digital — nombor unik, metadata penuh, QR code, digital signature.
• Tiada fail fisikal; semua disimpan dalam sistem.
• Bila audit tiba, hanya perlu eksport dalam bentuk CSV & PDF, siap layak.

2. Bukti Pembayaran & Padanan Automatik

• Padankan invois dengan penyata bank secara auto‑reconcile.
• Tandakan status ‘Paid’ bila wang masuk.
• Kalau ada deposit atau partial payment, sistem uruskan invois seiring.

3. Nota Kredit / Debit & Pembetulan

• Kalau perlu refund atau adjustment, buat nota kredit/debit digital.
• Sistem automatically paut ke invois asal.
• Rekod perubahan disimpan lengkap — siapa buat apa bila.

4. Dokumen Sokongan Digital

Simpan satu tempat semua:

• PDF kontrak / scope kerja / purchase order
• Bukti hantar barang (delivery order)
• Resit, penyata bank, slip pembayaran

Semua paut dalam metadata invois dengan label digital.

5. Arkib & Backup Sistematik

• Semua data invois & sokongan disimpan dalam cloud.
• Buat backup CSV & PDF secara suku tahunan.
• Simpan sekurang‑kurangnya 7 tahun, ikut timeline audit.

6. Audit Trail & Log Aktiviti

Sistem e‑invois tanpa kertas automatik simpan audit trail:

• Rekod siapa hasilkan, ubah, reject invoice atau attachment.
• Semua log boleh disemak bila perlu — bukti ketelusan data.

7. Audit Dalaman Berkala

Buat semakan sendiri sebelum audit sebenar:

• Semak invoice reject / duplicate
• Semak payment mismatch
• Semak nota kredit / debit
• Semak link dokumen lengkap

Export laporan dan backup sebagai dokumen siap rujukan.

8. Training Staf & SOP Ringkas

Pastikan staf tahu:

• Cara hasilkan dan sahkan invois digital
• Cara lampir dokumen sokongan
• Prosedur padanan pembayaran
• Checklist audit dalaman

9. Automasi Reminder

Gunakan sistem automatik untuk:

• Ingatkan invois belum dibayar selepas X hari
• Ingatkan padanan belom selesai
• Ingatkan audit dalaman suku

10. Contoh Senario Audit Lancar

1. Audit rasmi tiba. Anda export CSV + PDF invois suku terakhir.
2. Semua bayaran dah padan; resit dan kontrak siap.
3. Nota kredit/dabit ditunjuk bila dibuat pembetulan.
4. Semua log lengkap, tiada fail hilang.

Audit selesai dalam masa satu sesi — tiada masalah.

FAQ Ringkas

Boleh gunakan invois manual?
Boleh, tapi lebih banyak kerja dan risiko hilang dokumen. e‑invois tanpa kertas lebih sistematik.

Perlu backup keseluruhan?
Ya. Backup bulanan penting, dan simpan sekurang‑kurangnya 7 tahun.

Nota kredit yang dibatalkan boleh dibuat manual?
Tidak digalakkan. Buat digital supaya jejak audit kekal jelas.

Kesimpulan

Kalau bisnes anda:

• Gunakan e‑invois tanpa kertas
• Padan payment secara automatik
• Simpan dokumen digital lengkap
• Backup dan audit dalaman berkala

… maka pemeriksaan LHDN akan jadi proses mudah – bukan sisipan panik.

📲 Mahu Bantuan Setup e‑Invois & Persediaan Audit?

Kalau nak:

• Integrasi e‑invois tanpa kertas
• Setup backup & audit trail
• Training staf & SOP audit
• Automasi reminder dan padanan

WhatsApp kami sekarang:
https://wa.link/78l4z2

Kami bantu dari sistem teknikal hingga persediaan audit supaya bisnes anda “audit-ready” dan bebas stress!