Bila Masa Sesuai untuk Audit Dalaman Kewangan Syarikat Anda?

Audit dalaman bukan semata-mata tentang semakan angka. Ia adalah alat kawalan utama untuk memastikan sesebuah syarikat terus berada pada landasan yang betul—dari segi kewangan, pematuhan undang-undang, dan ketelusan operasi.

Ramai anggap audit dalaman sebagai kerja tahunan yang membebankan. Tapi realitinya, bila dilakukan pada masa yang sesuai dan dengan persiapan sistematik, audit boleh jadi titik mula kepada penambahbaikan struktur bisnes secara menyeluruh.

Soalnya sekarang, bila masa paling sesuai untuk buat audit dalaman kewangan syarikat?

Apa Sebenarnya Audit Dalaman?

Audit dalaman ialah proses penilaian bebas terhadap operasi, kewangan, kawalan dalaman, serta kepatuhan kepada polisi dan undang-undang. Ia boleh dilakukan oleh pasukan dalaman atau konsultan luar yang dilantik oleh pengurusan.

Berbeza dengan audit luaran yang lebih bersifat kawal selia, audit dalaman lebih tertumpu kepada peningkatan sistem, pemantauan risiko, dan memperbaiki ketidakefisienan dalam urusan syarikat.

Tanda-tanda Syarikat Perlu Audit Dalaman Sekarang

Ada beberapa situasi yang patut jadi “red flag” untuk segera jalankan audit dalaman:

1. Pertumbuhan pesat – Bila syarikat makin berkembang, struktur kewangan dan kawalan lama mungkin tak cukup untuk tampung skala baru.
2. Pertukaran sistem – Tukar software akaun atau guna sistem e-invois? Ini masa terbaik untuk audit aliran kerja dan ketepatan rekod kewangan.
3. Kerap berlaku kesilapan akaun – Jika laporan kewangan asyik kena betulkan, audit boleh kesan punca sebenar.
4. Audit luaran lepas beri teguran – Audit dalaman boleh bantu kenal pasti dan betulkan kelemahan sebelum jadi isu besar.
5. Tukar pengurusan atau pemegang saham – Perlu ada kejelasan dalam status kewangan dan integriti data kewangan.

Kelebihan Buat Audit Dalaman Secara Proaktif

Melakukan audit dalaman secara berkala dan strategik bukan sahaja beri manfaat dari segi pematuhan, malah:

• Mengurangkan risiko penipuan dan salah laku kewangan
• Memastikan dokumen dan rekod sentiasa lengkap untuk audit luaran
• Memantau aliran tunai sebenar syarikat
• Mengoptimumkan kos operasi dan struktur belanja
• Menilai keberkesanan pelaksanaan sistem e-invois

Audit bukan untuk cari salah semata-mata. Tujuannya adalah untuk tutup lompong, jaga reputasi, dan kukuhkan asas kewangan bisnes.

Peranan Sistem E-Invois dalam Audit Dalaman

Dengan pelaksanaan sistem e-invois secara berperingkat di Malaysia, audit dalaman kini perlu menilai kesediaan syarikat terhadap pelaksanaan sistem ini.

Sistem e-invois adalah proses digital penghantaran invois kepada sistem pengesahan pusat yang membolehkan setiap transaksi disahkan, disimpan, dan dijejak secara langsung. Bila audit dijalankan, data daripada sistem ini akan bantu proses verifikasi jadi lebih cepat dan telus.

Antara yang perlu dinilai dalam audit:

1. Adakah syarikat sudah menggunakan sistem e-invois sepenuhnya?
2. Adakah semua transaksi dijana melalui sistem yang sah?
3. Adakah data dalam sistem selari dengan laporan kewangan dan aliran tunai?
4. Adakah nota debit, kredit, resit dan dokumen lain juga direkodkan secara tepat?

Dengan sistem e-invois, juruaudit tidak perlu selongkar fail fizikal. Semua boleh dijejak secara digital—dari UUID hinggalah QR code invois.

Tempoh Masa Ideal untuk Audit Dalaman

Setiap syarikat berbeza, jadi tiada satu jawapan mutlak. Tapi berikut ialah panduan umum bila masa sesuai:

1. Selepas Tutup Tahun Kewangan

Waktu ini paling logik sebab semua akaun telah ditutup, laporan kewangan lengkap, dan data tersedia untuk dianalisis. Ini juga sesuai jika nak buat audit luaran selepas itu.

2. Sebelum Pelaksanaan Sistem Baharu

Nak tukar sistem perakaunan atau mula guna sistem e-invois? Lakukan audit dulu. Tujuannya adalah untuk pastikan segala data bersih, tiada rekod palsu atau kelemahan data yang bakal dibawa ke sistem baru.

3. Suku Ketiga Tahun (Q3)

Ini tempoh paling strategik. Ada masa cukup untuk betulkan kesilapan sebelum hujung tahun kewangan. Q3 juga masa sesuai buat forecast prestasi kewangan tahun semasa.

4. Sebelum Permohonan Dana atau Geran

Audit dalaman penting bila nak mohon pembiayaan. Laporan kewangan perlu kukuh, telus dan bebas isu. Ini bantu tingkatkan keyakinan pelabur atau pemberi pinjaman.

Audit & Sistem e-Invois: Gabungan Ideal

Gabungan sistem e-invois dan audit dalaman yang kukuh memberikan sinergi luar biasa:

• Audit cepat kerana data tersedia secara digital dan sah.
• Kurang risiko kehilangan dokumen – semua disimpan dalam sistem.
• Audit bebas tekanan – tak perlu kerahan tenaga cari fail lama atau resit tersorok.
• Penilaian prestasi real-time – audit boleh kenal pasti masalah sebelum ia membesar.

Jika sistem e-invois belum diaktifkan, audit dalaman boleh jadi langkah pertama ke arah persediaan. Ia boleh nilai kesiapsiagaan dari segi sistem, staf dan integrasi.

Langkah-langkah Persediaan Sebelum Audit Dalaman

Audit dalaman akan jadi lebih efektif jika bisnes buat persiapan awal:

1. Kumpul semua rekod perakaunan
   Pastikan semua rekod dari sistem e-invois, buku tunai, laporan bank, dan resit pembelian lengkap.
2. Semak ketepatan invois digital
   Padankan setiap invois yang dijana dengan bukti pembayaran, termasuk dalam sistem e-invois.
3. Kenal pasti kawasan risiko tinggi
   Contohnya bahagian pengurusan tunai, pengeluaran tanpa dokumentasi, dan bayaran balik staf.
4. Latih staf berkaitan prosedur audit
   Staf yang faham proses audit akan kurangkan gangguan semasa sesi audit berlangsung.
5. Tentukan skop dan objektif audit
   Adakah fokus pada ketepatan kewangan? Sistem kawalan? Kepatuhan invois digital?

Kesalahan Umum yang Dikesan Semasa Audit

Audit dalaman sering dedah kesalahan berulang yang nampak kecil tapi beri kesan besar:

• Invois tidak padan dengan resit pembayaran
• Tiada dokumentasi sokongan untuk bayaran besar
• Kelewatan menjana e-invois atau nota kredit
• Transaksi yang tak direkodkan dalam sistem e-invois
• Ketidakpatuhan kepada had kelulusan dalaman

Audit bukan untuk menghukum, tapi membantu elak kesalahan sama berulang. Bila sistem dah kukuh, barulah bisnes boleh berkembang dengan lebih yakin.

Audit Sebagai Peluang, Bukan Ancaman

Rasa takut audit biasanya datang dari kekurangan sistem atau pengalaman buruk lepas. Tapi jika audit dianggap sebagai sebahagian strategi kawalan, bisnes akan lebih terbuka kepada pembaharuan.

Audit dalaman yang berkualiti boleh kenal pasti:

• Kebocoran aliran tunai
• Bahagian yang boleh dijimatkan
• Peluang automasi melalui sistem e-invois
• Risiko yang belum disedari pengurusan

Lebih awal kesan kelemahan, lebih cepat boleh betulkan sebelum jadi masalah besar.

Penutup: Bila Perlu, Jangan Tunggu

Audit dalaman tak semestinya tunggu setahun sekali. Bila berlaku perubahan besar—sama ada dari segi struktur syarikat, pertumbuhan pesat, atau pelaksanaan sistem e-invois—itulah masa terbaik untuk semak semula semuanya.

Audit bukan beban, tapi peluang. Peluang untuk betulkan yang salah, kukuhkan yang betul, dan tambah baik yang ada. Dengan sokongan sistem digital seperti e-invois, proses audit akan jadi lebih tepat, telus dan cepat.

Perlukan Khidmat Audit Dalaman atau Setup Sistem E-Invois?

Masih keliru nak mula dari mana? Perlukan sistem audit atau mahu setup sistem e-invois yang patuh dan mesra pengguna?

📲 Klik untuk terus WhatsApp kami – Kami sedia bantu dari proses audit dalaman hinggalah pemasangan sistem e-invois sepenuhnya. Konsultasi awal adalah PERCUMA.