Apa Itu Setiausaha Syarikat & Kenapa Sdn Bhd Wajib Ada?

Bila bisnes dah berkembang dan anda bercadang nak tukar ke Sdn Bhd, mesti anda akan dengar satu istilah ni—Setiausaha Syarikat atau biasa dipanggil Company Secretary (CoSec).

Ramai pemilik bisnes yang baru nak daftar Sdn Bhd tak tahu pun apa fungsi Setiausaha Syarikat, kenapa kena ada, dan apa jadi kalau tak lantik Setiausaha Syarikat. Dalam artikel ni, kita akan kupas habis-habisan tentang peranan Setiausaha Syarikat, undang-undang yang berkaitan, dan macam mana nak pilih Setiausaha Syarikat yang betul untuk syarikat anda.

Jom kita selam topik ni dengan lebih dalam! 🚀

1. Apa Itu Setiausaha Syarikat?

Setiausaha Syarikat bukan macam setiausaha peribadi yang ambil nota mesyuarat atau buat jadual bos. Setiausaha Syarikat adalah orang yang bertanggungjawab memastikan syarikat anda patuh dengan undang-undang korporat Malaysia.

Dalam bahasa mudah, CoSec ni adalah “orang kanan” yang memastikan syarikat anda ikut semua peraturan yang ditetapkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

Tugas utama Setiausaha Syarikat termasuk:
✅ Mendaftar & mengemaskini maklumat syarikat di SSM
✅ Menyediakan & menghantar dokumen rasmi syarikat
✅ Menguruskan mesyuarat tahunan syarikat (AGM)
✅ Menyimpan rekod penting syarikat (Minutes, Resolusi, dll.)
✅ Pastikan syarikat ikut semua peraturan undang-undang

Yang paling penting, Setiausaha Syarikat WAJIB dilantik untuk semua syarikat Sdn Bhd!

2. Kenapa Sdn Bhd Wajib Ada Setiausaha Syarikat?

Kalau anda daftar Enterprise, memang tak perlu lantik Setiausaha Syarikat. Tapi kalau dah tukar ke Sdn Bhd, ini adalah syarat wajib di bawah Akta Syarikat 2016.

Kenapa wajib? Sebab Sdn Bhd adalah entiti yang lebih besar dan dikawal ketat oleh undang-undang. Semua keputusan dan transaksi syarikat kena ada rekod yang sah. Kalau tak, boleh kena tindakan undang-undang atau denda dari SSM & LHDN.

Berikut adalah sebab utama kenapa Sdn Bhd wajib ada Setiausaha Syarikat:

📌 1. Untuk Patuhi Undang-Undang

• Setiap syarikat Sdn Bhd wajib ada sekurang-kurangnya seorang Setiausaha Syarikat yang berlesen.
• Kalau gagal lantik dalam 30 hari selepas syarikat didaftarkan, syarikat boleh kena denda!

📌 2. Uruskan Semua Dokumen Rasmi Syarikat

• Setiap perubahan dalam syarikat (contoh: tukar pengarah, tukar alamat) perlu direkodkan di SSM.
• Setiausaha Syarikat yang akan uruskan semua ni untuk anda.

📌 3. Pastikan Syarikat Tidak Kena Penalti dari SSM

• Banyak pemilik syarikat baru tak tahu apa dokumen yang perlu dihantar ke SSM setiap tahun.
• Kalau tak hantar, boleh kena penalti atau syarikat boleh dibubarkan!

📌 4. Memastikan Syarikat Dapat Beroperasi Secara Sah

• Bank, pelabur, dan klien besar biasanya akan tanya dokumen syarikat yang disediakan oleh Setiausaha Syarikat sebelum buat urusan dengan anda.

📌 5. Memudahkan Urusan Cukai & Audit

• Setiausaha Syarikat bekerjasama dengan akauntan & juruaudit untuk pastikan rekod kewangan syarikat sentiasa tersusun dan menepati undang-undang.

Kalau syarikat tak ada Setiausaha Syarikat, semua urusan ni akan jadi lebih rumit dan boleh sebabkan masalah besar kemudian hari!

3. Apa Kelayakan untuk Jadi Setiausaha Syarikat?

Tak semua orang boleh jadi Setiausaha Syarikat. Untuk jadi seorang Company Secretary, individu tersebut mesti berdaftar & bertauliah.

Mengikut Akta Syarikat 2016, seseorang hanya boleh jadi Setiausaha Syarikat kalau dia memenuhi syarat berikut:

✅ Ahli Badan Profesional yang Diiktiraf seperti:

• MAICSA (Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators)
• MIA (Malaysian Institute of Accountants)
• Bar Council Malaysia (Peguam Berlesen)

✅ Lulus Peperiksaan & Berdaftar dengan SSM

• Semua Setiausaha Syarikat yang sah mesti mempunyai lesen yang dikeluarkan oleh SSM Malaysia.

✅ Bermastautin di Malaysia

• Setiausaha Syarikat mesti menetap di Malaysia untuk memudahkan urusan perniagaan.

Jadi, kalau ada orang mengaku dia boleh jadi Setiausaha Syarikat tapi tak ada lesen & kelayakan, jangan percaya!

4. Berapa Kos untuk Lantik Setiausaha Syarikat?

Kos Setiausaha Syarikat tak sama untuk setiap syarikat. Ia bergantung kepada pakej perkhidmatan yang ditawarkan. Biasanya, kos yang perlu anda bayar termasuk:

💰 Yuran Pendaftaran Awal – RM300 hingga RM1,000 (sekali bayar)
💰 Yuran Bulanan – RM60 hingga RM200 (bergantung kepada perkhidmatan)
💰 Caj Pengurusan Dokumen – RM50 hingga RM500 per dokumen

Walaupun kena bayar, lantik Setiausaha Syarikat adalah pelaburan penting untuk memastikan syarikat anda ikut undang-undang dan berjalan dengan lancar.

5. Macam Mana Nak Pilih Setiausaha Syarikat yang Bagus?

Bila nak pilih Setiausaha Syarikat, pastikan anda pilih orang yang:

✅ Ada Lesen & Kelayakan Sah
✅ Ada pengalaman dalam bidang korporat
✅ Boleh bagi servis yang cepat & responsif
✅ Telus dalam caj & yuran perkhidmatan
✅ Familiar dengan industri bisnes anda

Jangan sembarangan pilih Setiausaha Syarikat sebab mereka yang akan uruskan semua dokumen penting syarikat anda.

6. Perlukan Bantuan untuk Lantik Setiausaha Syarikat? Kami Boleh Tolong!

Kalau anda tengah cari Setiausaha Syarikat yang bertauliah & berpengalaman, kami boleh bantu!

📲 Klik link di bawah untuk WhatsApp kami sekarang! 👇
👉 Klik sini untuk WhatsApp! 👈

Kami boleh bantu anda dengan:
✅ Pendaftaran Sdn Bhd lengkap dengan Setiausaha Syarikat
✅ Pengurusan dokumen & laporan tahunan
✅ Nasihat profesional tentang pematuhan syarikat

Jangan tunggu lama-lama, pastikan syarikat anda urus dengan betul dari awal! 🚀